Войти / Зарегистрироваться

Технологии в управлении: как сделать документооборот вашим союзником

И. Романова
26.03.2010


Документооборот на любом предприятии - это непрерывный процесс движения документов с момента их создания или получения до момента исполнения или отправки. Документооборот объективно отражает деятельность организации и позволяет оперативно управлять бизнес-процессами. И, зачастую является источником головной боли руководителя предприятия.

О классических недостатках бумажного документооборота сказано уже очень много: большое количество бумажных носителей, длительный поиск нужного документа; сложность контроля исполнения документа, задержки в получении отчета о работе с документами; сложность контроля движения документа на всех этапах его жизненного цикла; длительное согласование документов; потери; задержки с отправкой и получением. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации. Чего стоит только один поиск затерявшегося в бумажном архиве документа! И, согласитесь, что о каких стратегических планах можно рассуждать, если организация не может контролировать движение и исполнение одного документа?

Альтернативой бумажному документообороту на сегодняшний день выступает система электронного документооборота (СЭД). СЭД способна урегулировать потоки деловых бумаг предприятия любого масштаба, существенно упростить проблемы ведения бумажного документооборота, предотвратить потерю документов и избавить от рутинной бумажной работы, сократить финансовые расходы на бумагу и канцелярские товары. СЭД - это безопасность и удобная работа с документами различных форматов. При этом, целью СЭД является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации за счет оптимизации бизнес-процессов, происходящих на Вашем предприятии, в том числе: сокращение сроков принятия решений руководителем, сокращение времени на согласование документов, повышение оперативности работы, облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений, повышение контроля исполнения работ по документам, экономия времени сотрудников при обработке документов.

Компания «ПитерСофт» предлагает современное решение такого вопроса, как автоматизация документооборота и создание электронного архива. Программный продукт «ПитерСофт: Управление процессами 2.0», предназначенный для создания системы электронного документооборота, описания и автоматизации бизнес-процессов, а также оценки деятельности организации на основе показателей качества, благодаря уникальной подсистеме «Электронный архив» гарантирует полный цикл функционирования, распределения, публикации, рассылки, а также архивного хранения электронных документов. Это реальная возможность повысить уровень исполнительной дисциплины сотрудников, снизить временные затраты на поиск документов, повысить качество принимаемых решений. Отличительной особенностью данного программного продукта является возможность его работы в одной базе с любой программой на платформе 1С.8

Приведем некоторые основные функциональные возможности программы «ПитерСофт: Управление процессами 2.0», прежде всего в плане работы с документами и электронным архивом. Подсистема «Электронный архив» позволяет:

  • Создать электронный архив документов, обеспечивающий надежное хранение электронных документов различных форматов, удобство просмотра и редактирования документов в архиве, и предоставляющий пользователю различные сервисные возможности для работы с архивом.
  • Сформировать многоуровневую структуру архива путем создания иерархии видов документов, предназначенную для упорядоченного хранения данных, что позволяет легко ориентироваться и быстро находить нужные документы.
  • Настраивать карточку документа в зависимости от вида документа.
  • Установить правильную нумерацию документов благодаря гибкой настройке формата номера.
  • Вести номенклатуру дел. Систематизировать документооборот и хранение документов в соответствии с принятыми в организации регламентами, установить правильную нумерацию документов и формализовать делопроизводство.
  • Хранить в архиве несколько версий одного документа, осуществлять контроль и разграничение доступа к документу при редактировании и создании новой версии.
  • Гибко ограничивать доступ для сотрудников различных полномочий и должностей.
  • Создавать документы в архиве по выбранному шаблону.
  • Получать мгновенный доступ к любой рабочей информации.
  • Искать документы в архиве как по реквизитам документа, так и по содержимому файла, а также по дополнительно заданным условиям.
  • Получать подробный отчет по архиву документов.
  • Работать с архивом документов через бизнес-процесс.

«ПитерСофт: Управление процессами 2.0» позволяет автоматизировать все операции по работе с документами на всех этапах их жизненного цикла - от момента создания и ввода документа в систему, последующего редактирования, согласования и утверждения, до публикации, архивирования и уничтожения в соответствии с корпоративными правилами и нормами. Гибкость настроек позволяет скорректировать работу продукта к требованиям по ведению делопроизводства конкретной организации.

Т.о., внедрение «ПитерСофт: Управление процессами 2.0» позволит Вам получить единую информационную систему, экономичную и эффективную, которая идеально подходит для Вашей организации. Ваша организация получит ряд неоценимых тактических и стратегических преимуществ:

  • Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
  • Повышение безопасности информации за счет того, что каждому пользователю назначаются свои полномочия доступа к информации;
  • Возможность обрабатывать и редактировать документацию различного назначения;
  • Возможность видеть статус документов, управлять рабочими процессами коллективного исполнения документов и иметь прогноз сроков исполнения;
  • Контроль за исполнением документов;
  • Значительное ускорение поиска и выборки документов;
  • Повышение продуктивности работы: увеличение скорости обработки документов;
  • Появление возможности коллективной работы над документами;
  • Физическое освобождение места;
  • Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде;
  • Уменьшение затрат на бумагу и копирование - распечатывать придется только конечные продукты работы - конкретные, уже полностью подготовленные бумажные документы.

Главным результатом автоматизации документооборота для Вас станет наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в целом. И ждокументооборот из источника головной боли превратится в вашего друга, помогающего решать оперативные вопросы управления с хорошим результатом.




Романова Ирина Михайловна
Тэги: документооборот СЭД управление процессами



 Голосов: 0



Для добавления отзыва необходимо зарегистрироваться или авторизоваться

Авторы раздела


Облако тэгов
kpi мотивация 1С:ВДГБ семинар управление вебинар kpi-управление управление персоналом мотивация персонала маркетинг продажи управление по целям автоматизация конференция bsc брендинг нейминг crm ССП целевое управление эффективность обучение брендинговое агентство бизнес тренинг предприятие incosol оценка персонала оплата труда kpi-менеджмент Литягин mbo менеджмент грейды нейминг агентство нейминговое агентство ТОиР брендинг агентство результативность бизнес-процессы пиар эффективность бизнеса качество стоимость показатели пиар агентство создание бренда разработка бренда бюджетирование мастер-класс реклама система мотивации название торговая марка неймер брендинговое агентство москва лучшее брендинговое агентство России брендинг цена управление по целям kpi-управление kpi-менеджмент целевое управление управление персоналом
Каталог@Mail.ru - каталог ресурсов интернет Rambler's Top100
О САЙТЕ
НОВОСТИ
ОСНОВНЫЕ РАЗДЕЛЫ
ПРИСОЕДИНЯЙТЕСЬ

© 2009-2014. При поддержке компании KPI Lab. Права на все изображения и материалы, представленные на портале, принадлежат их владельцам.
При использовании материалов с портала активная ссылка на www.kpilib.ru обязательна.
Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями использования сайта.
Для связи с администрацией используйте форму контакта.
Карта сайта