Войти / Зарегистрироваться

ПитерСофт: Управление процессами – автоматизация бизнес-процессов, ведение электронного документооборота и анализ KPI

Сайт: www.piter-soft.ru

Эл почта: info@piter-soft.ru

Тел: (812) 333-08-60

 

«Питерсофт: Управление процессами» - продукт класса BPMS (Business-Process Management Solution), предназначенный для автоматизации бизнес-процессов организации (процессного управления), а также ведения электронного документооборота и управления процессами взаимодействия между подразделениями на основе системы показателей KPI.


Продукт представляет собой инструмент для автоматизации процессного управления, при помощи которого сначала происходит моделирование бизнес-процесса от начала до конца, а затем автоматически выполняется последовательность шагов, заданная моделью. После того как процесс запущен, продукт автоматически контролирует эффективность бизнеса, опираясь на значения фактических показателей бизнес-процессов и сравнивая их с эталонными. Совокупность процессных и учетных показателей является инструментом руководителя для анализа фактического состояния предприятия - KPI (key performance indicators). Также продукт обладает функциональными возможностями полноценной системы электронного документооборота и архива документов.


Назначение продукта

Примененные при разработке «ПитерСофт:Управление процессами» управленческие методологии, а также возможность интеграции с учетной системой, позволили создать продукт, который может быть использован в управлении любой организацией, в которой протекают деловые процессы (например, обслуживание заказа клиента, приемка или отгрузка товаров со склада, согласование документа и другие процессы).

Таким образом, «ПитерСофт:Управление процессами» позволяет эффективно управлять различными областями деятельности практически любого предприятия.

Потенциальное использование продукта для практически любой компаний объясняется:

  • Возможностью объединения продукта с любой конфигурацией 1С
  • Методологической поддержкой
  • Перспективностью и надежностью продукта

Однако для компаний, обладающих некоторыми характеристиками, продукт «ПитерСофт:Управление процессами» будет особенно полезен.

 

Так наиболее острая необходимость в продукте возникает у организаций, которые:

  • Имеют сложную организационную структуру (холдинги, группы компаний)
  • В основном процессе используют квалифицированных специалистов различных направленностей
  • Используют разнородные средства автоматизации, процессами в которых необходимо управлять (1С, MS Excel, управление оборудованием и др.).
  • Должны предоставлять безупречное качество работы
  • Применяют бизнес-процессы, занимающие время от нескольких часов
  • Запускают разные экземпляры процесса неравномерно
  • Обладают большой численностью управляющего и офисного персонала
  • В основной деятельности используют сложные, от 4-5 ступеней, схемы взаимодействия между подразделениям

Применение продукта

 «ПитерСофт: Управление процессами» позволяет управлять процессом на протяжении всего его жизненного цикла. С одной стороны, это позволяет особенно эффективно раскрыть идеологию BPM, с другой - организовать управление согласно управленческому циклу постоянного совершенствования PDCA. Эта взаимосвязь является хорошей базой для построения усовершенствованной системы управления, и использование «ПитерСофт Управление процессами», в свою очередь, позволяет:

  • Создать систему управления процессами предприятия. Добавляя к функционалу типового решения фирмы 1С «Управление производственным предприятием» модуль управления процессами, компания вплотную подходит к созданию корпоративной информационной системы класса ERPII на платформе 1С:Предприятие 8, позволяющей:

Организовать взаимодействие между сотрудниками разных служб

на основе механизма управления потоками данных, обеспечивая информационный обмен, правильную и своевременную последовательность выполнения работ разными подразделениями, контроль получения результата службой-заказчиком.

Организовать рабочее место руководителя

с помощью которого руководитель своевременно узнает о возникновении проблемной ситуации, и может предпринять корректирующие действия для ее устранения.

Организовать рабочее место менеджера

в любой момент позволяющее определить, в каком состоянии и у какого сотрудника находится инициированная им задача, и являющееся мощным инструментом мониторинга процессов и планирования взаимодействий с клиентами.

Формализовать и упорядочить работу нескольких пользователей с одним документом

позволяя без потерь времени и информации выполнять последовательность работ, связанную с этапами обработки документа.

  • Осуществить подготовку к внедрению и организовать обеспечение функционирования СМК (системы менеджмента качества) на предприятии. Программа позволяет реализовать следующие положения стандарта ISO 9001:2000:

Внедрить процессный подход

являющийся основой системы менеджмента качества. Описать и оптимизировать наиболее важные процессы организации, разработать новые процессы согласно положениям стандарта, а также контролировать выполнение этих процессов.

Автоматизировать обязательные документированные процедуры

такие как утверждение и актуализация документов, распространение регламентов, управление записями.

Описать показатели качества процессов

как внутренних, так и связанных с внешними потребителями и поставщиками, определить целевые значения этих показателей, контролировать и управлять качеством выполнения процессов.

Сформировать объективные входные данные

для анализа и определения причин несоответствий на основе фактических значений показателей качества, а также управлять мероприятиями, корректирующими несоответствия.

  • Создать систему поддержки электронного документооборота на основе процессного подхода.

Описать стандартные маршруты движения документов

внутри организации в визуальной форме, определить подразделения и участников, которых они затрагивают. Для этапов маршрута определить контрольные сроки прохождения и объем передаваемой между ними информации.

Автоматизировать движение документов

и связанной с ними информации по настроенным маршрутам через постановку задач исполнителям. Оповещать исполнителей и ответственных лиц о появлении новых задач, о выполнении или об истечении срока уже поставленных задач.

Управлять статусами документов

изменяя их при выполнении действий, характеризующих прохождение документом определенного этапа документооборота. На основании статуса определять права доступа к документу и перечень возможных действий с ним.

Получать оперативную информацию

о состоянии интересующих документов, контролировать своевременность и правильность выполнения поставленных задач, анализировать загрузку персонала и находить узкие места в работе системы документооборота.

  • Создать электронный архив документов, обеспечивающий надежное хранение электронных документов, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории изменений, быстрый и удобный поиск документов в архиве. Электронный архив «ПитерСофт: Управление процессами» позволяет:

Создать  иерархическую структуру архива

путем создания иерархии видов документов и номенклатуры дел, а также группировать документы по общим реквизитам, присущим всем документам в архиве.

Хранить несколько версий документа в архиве

осуществлять контроль и разграничение доступа к документу при редактировании и создании новой версии.

Создавать  документы по шаблону

как вручную, так и автоматически из бизнес-процесса.

Осуществлять поиск электронных документов в архиве

по реквизитам и по тексту документа, а так же поиск документов, удовлетворяющих заданным условиям.

  • Внедрить систему мотивации на основе показателей качества. Программа позволяет построить систему мотивации персонала, основанную на достижении сотрудником, подразделением, или всей организацией запланированных результатов деятельности, показателей качества взаимодействия или выполняемых работ, а именно:

Создать систему показателей

на основании которой будет осуществляться анализ деятельности, расчет премиальных и штрафов руководителям и исполнителям.

Использовать подходящие данные для расчета

при расчете показателей могут использоваться как произвольные данные из учетной системы, отражающие результаты деятельности предприятия, так и информация, характеризующая правильность прохождения процессов (например, процент невыполненных или просроченных задач).

Определить нормативные значения

для выбранных показателей и градацию бонусов в зависимости от того, в какой диапазон попадает значение показателя.

Осуществить контроль показателей

провести расчет и сравнение фактических значений показателей с нормативами, определить на основании настроек величины персональных штрафов или бонусов.

  • Создать основу для реализации системы стратегического управления по целям и контрольным показателям KPI. Программный продукт позволяет:

Описать первоначальный вариант системы

целей и методов их измерения в терминах целевых показателей. Показатели верхнего уровня будут соответствовать стратегическим целям всей компании, показатели нижнего уровня - целям структурных подразделений и оперативным задачам предприятия.

Установаить критерии достижения целей

в виде системы граничных значений для показателей за определенный период.

Контролировать достижение поставленных целей

через значения показателей, оперативно отслеживая и корректируя отклонения.

Получать информацию для анализа

на основе которой корректировать нормы для показателей, систему целей, и проводить мероприятия, направленные на достижение целей.


Функционал программы «ПитерСофт: Управление процессами»


Функционал подсистемы «Бизнес-процессы» позволяет:

  • Составить формализованное описание процессов. Каждый процесс описывается в виде последовательности задач, или работ, которые необходимо выполнить сотрудникам (исполнителям). Настройка выполняется визуально, в виде схемы или модели процесса. Схема включает в себя циклы, условия, по которым система будет определять направление движения процесса (маршрут), участки параллельного или последовательного выполнения задач, связи между процессами. Проектируется внешний вид задач, объем отображаемой информации и правила ее изменения, определяются исполнители и сроки выполнения.

Модель  бизнес-процесса: Реализация

  • Запустить процессы на выполнение. Запуск процесса может быть инициирован как пользователем, так и произвольным событием (например, проведением документа определенного вида), либо наступлением определенного момента времени. На основании настроенных шаблонов процессов создаются экземпляры процессов, в рамках которых исполнителям ставятся задачи. Помимо обычных задач в ходе процесса могут выполняться обработки - автоматические действия над объектами системы, например, создающие новые документы и заполняющие их на основании данных из процесса.
  • Оповещать сотрудников о появлении новых задач. Система предупреждает исполнителей и ответственных лиц о появлении новых задач, о приближении срока выполнения задачи. Оповещение может осуществляться внутри системы, либо по электронной почте. Сотрудники, выполнив поручение, вносят в задачу необходимую сопутствующую информацию, которая после выполнения задачи сразу становится доступна другим участникам процесса.

Окно оповещений

  • Контролировать ход выполнения процессов. С помощью отчетов руководитель в любой момент времени может выяснить, на каком этапе находится выполнение той или иной задачи, в каком статусе находится интересующий его документ, собрать статистику выполнения задач за разные периоды времени, определить, какие задачи и какими сотрудниками не были выполнены вовремя.
  • Осуществлять обмен информацией с документами системы. Помимо передачи параметров между задачами и подпроцессами внутри бизнес-процесса, существует возможность передачи заданных параметров из бизнес-процесса в документы, и наоборот.
  • Определить для любых документов системы индивидуальные наборы статусов, отражающие их состояние, и управлять статусами при выполнении действий над документами.
  • Настраивать гибкие ограничения доступа к данным. Возможности обмена данными между документами системы и процессами позволяют просто и эффективно реализовать коллективную работу пользователей над одним документом, однозначно определяя при этом зоны ответственности каждого исполнителя, с точностью до полей документа.
  • Проанализировать информацию о выполнении процессов и на основе результатов анализа оптимизировать процессы организации.

Функционал подсистемы «Показатели» позволяет:

  • Задать плановые значения показателей, определяющих эффективность деятельности компании.
  • Рассчитать фактические значения показателей эффективности. Исходными данными для расчета является информация, накопленная при прохождении процессов.
  • Анализировать показатели деятельности, сравнивать плановые и фактические значения показателя, определять процент выполнения плана и отклонения от плановых значений.
  • Получать полную информацию о предприятии на основании показателей эффективности и принимать управленческие решения на основании фактических данных, получаемых в режиме Online.

Панель руководителя

  • Настроить схемы мотивации и использовать показатели эффективности для расчета премиальных, бонусов и т.д.

Функционал подсистемы «Электронный архив» позволяет:

  • Создать электронный архив документов, обеспечивающий надежное хранение электронных документов различных форматов, удобство просмотра и редактирования документов в архиве, и предоставляющий пользователю различные сервисные возможности для работы с архивом.
  • Сформировать многоуровневую структуру архива путем создания иерархии видов документов. Архив имеет сложную иерархическую структуру с любым количеством уровней, каждый вид документа может содержать один или несколько вложенных видов. Упорядоченное хранение данных позволяет легко ориентироваться и быстро находить нужные документы.

Иерархическая структура архива

  • Настраивать карточку документа в зависимости от вида документа. Каждый вид документа имеет набор реквизитов, которым будут обладать все документы данного вида. Набор реквизитов определяет вид карточки документа.
  • Установить правильную нумерацию документов. Гибкая настройка формата номера позволяет организовать нумерацию с использованием не только порядкового номера и фиксированных значений, но и реквизитов документа, а также даты создания или редактирования документа. Для разных видов документов можно задавать разные форматы номера.
  • Вести номенклатуру дел. Систематизировать документооборот и хранение документов в соответствии с принятыми в организации регламентами, установить правильную нумерацию документов и формализовать делопроизводство.
  • Хранить в электронном архиве несколько версий одного документа, осуществлять контроль и разграничение доступа к документу при редактировании и создании новой версии.

Список версий документа

  • Гибко ограничивать доступ для сотрудников различных полномочий и должностей. Доступ к видам документов может быть настроен отдельно для каждой роли. Права на просмотр и изменение устанавливаются индивидуально для каждого вида документов.
  • Создавать документы в электронном архиве по выбранному шаблону. Файл документа может быть загружен с диска, либо создан по шаблону, при этом текстовые поля файла будут содержать значения реквизитов документа. Создание документа по шаблону позволяет установить соответствие между номером документа в архиве и номером документа, содержащимся в файле.
  • Искать документы в архиве как по реквизитам документа, так и по содержимому файла, а также документы, удовлетворяющие дополнительно заданным условиям.

Окно поиска

  • Получать подробный отчет по архиву документов, содержащий список документов, удовлетворяющих заданным пользователем условиям, и значения реквизитов документов. Отчет можно сформировать как по всему архиву, так и по документам определенного вида.
  • Работать с архивом документов через бизнес-процесс. Программа «ПитерСофт: Управление Процессами» позволяет бизнес-процессу обращаться к документам в архиве, а также создавать новые документы. Реализована возможность передачи информации из задачи бизнес-процесса в карточку документа и заполнения задачи по данным из карточки документа. Кроме того, возможности программы позволяют создавать внешние документы Word из бизнес-процесса по заданному шаблону и заполнять текстовые поля файла информацией из реквизитов бизнес-процесса.

«ПитерСофт: Управление процессами»: Эффекты от внедрения

Программный продукт «ПитерСофт: Управление процессами» позволяет управлять различными областями деятельности предприятия и оказывать ряд эффектов на компанию в целом.

Эффекты от внедрения «ПитерСофт: Управление процессами»

Таким образом, основными эффектами от внедрения «ПитерСофт: Управление процессами» являются:

  • Прозрачность процессов, протекающих в организации, повышение управляемости.

В любой момент времени можно выяснить, на каком этапе находится выполнение задачи, в каком статусе находится документ, а также собрать статистику выполнения задач за разные периоды времени.

  • Повышение исполнительской дисциплины.

Полный контроль над всеми этапами работ и персональное назначение задач стимулирует сотрудников к более ответственному выполнению своих обязанностей, повышение формализованности процессов уменьшает влияние «человеческого фактора» и риск ошибок.

  • Выявление «узких мест» в работе организации.

Анализируя статистику выполнения процессов, можно определить участки с наибольшим количеством выполненных с ошибками или просроченных задач, и принять меры по их устранению.

  • Сокращение издержек по работе с персоналом.

Работа с программой позволяет повысить взаимозаменяемость исполнителей и облегчить обучение новых сотрудников.

  • Целенаправленность деятельности компании.

Программа позволяет создать понятную систему оценки эффективности работы сотрудников, подразделений и организации в целом на основе показателей эффективности, и направить деятельность всех участников процесса на достижение конкретных целей компании.

  • Создание единого информационного поля.

Объединение разнородных информационных систем в единое целое.

  • Безопасность.

Система обеспечивает доступ к данным строго в соответствии с назначенными правами пользователей, а все действия с данными протоколируются.

  • Снижение количества ошибок при передаче информации.
  • Оптимальная мотивация персонала.

Ориентация на запланированные показатели эффективности позволяет создать прозрачную и объективную систему мотивации.

  • Экономия времени руководителей.

Сложный процесс один раз настроен и не требует постоянного контроля и надзора, средства мониторинга доступны в реальном времени со своего рабочего места.

  • Экономия времени сотрудников.

Система уведомлений и напоминаний помогает сотрудникам правильно организовать свою и совместную работу, повышается координации деятельности и уменьшается время на поиск нужной информации. Программа позволяет избежать многократного ввода одних и тех же данных, используя в процессах информацию из документов учетной системы, и наоборот, создавая или модифицируя документы на основе информации из бизнес-процессов.



Романова Ирина Михайловна
Тэги: управление процессами процессное управление процессный подход автоматизация бизнес процессов СЭД kpi моделирование бизнес-процессов bpms управление бизнес процессами электронный архив



 Голосов: 0



Для добавления отзыва необходимо зарегистрироваться или авторизоваться

Авторы раздела


Облако тэгов
kpi мотивация банки 1С:ВДГБ управление выберу.ру семинар рейтинг финансы kpi-управление вебинар управление персоналом мотивация персонала продажи маркетинг брендинг нейминг управление по целям vbr.ru брендинговое агентство автоматизация конференция предприятие bsc брендинг агентство ССП crm целевое управление нейминг агентство нейминговое агентство обучение эффективность бизнес ТОиР разработка бренда тренинг создание бренда пиар агентство пиар брендинг цена брендинговое агентство москва лучшее брендинговое агентство России нейминг торговой марки торговая марка оценка персонала стоимость брендинга название неймер incosol название нейминг нейминг фирмы стоимость kpi-менеджмент оплата труда АУЗ Литягин менеджмент mbo оценка
Каталог@Mail.ru - каталог ресурсов интернет Rambler's Top100
О САЙТЕ
НОВОСТИ
ОСНОВНЫЕ РАЗДЕЛЫ
ПРИСОЕДИНЯЙТЕСЬ

© 2009-2014. При поддержке компании KPI Lab. Права на все изображения и материалы, представленные на портале, принадлежат их владельцам.
При использовании материалов с портала активная ссылка на www.kpilib.ru обязательна.
Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями использования сайта.
Для связи с администрацией используйте форму контакта.
Карта сайта