Как известно, правильная постановка целей в работе - это половина успеха деятельности сотрудников. Каждый человек должен четко осознавать, какой вклад он вносит в достижение организацией общих целей, как его труд влияет на продуктивность работы всей системы производства. Если достижение целей будет на достаточно высоком побудительном уровне, то специалист будет вкладывать максимальное количество усилий для ее достижения. Желая доказать самому себе, что может улучшить результат своих действий, сотрудник вкладывает силы и знания, становится более собранным, внимательным, требовательным к себе и окружающим. Однако если достижение цели само по себе невозможно, специалист опускает руки, у него пропадает желание даже предпринимать попытки для достижения требуемого. Если вы завышаете планку, делаете ее заранее недостижимой, то это негативным образом сказывается на работоспособности всего коллектива. Аналогичный результат будет в том случае, если можно достичь поставленных целей, не прилагая к этому каких-либо особых усилий. Найти золотую середину в управлении по целям - основная задача руководителя.
Так, каких же принципов необходимо придерживаться при управлении по целям?
1. Приоритетные принципы. Прежде чем устанавливать цели для сотрудников организации, необходимо руководящему составу сориентироваться, какие принципы в работе в данный момент являются приоритетными для них. Если мы представим всю работу организации в виде огромного корабля, то капитан должен четко осознавать, куда ему необходимо держать курс. И только после этого, он начинает раздавать указания своим подчиненным. Общая работа всех людей, находящихся на корабле, обеспечивает быстрое достижение цели пути, бесперебойное следование к выбранному объекту. Если бы капитан не имел четкой цели, то люди, находящиеся на корабле, работали бы хаотично. Выполняя каждый свою функцию, не зная, для чего необходимы их действия, люди бы не имели четкого понятия о цели своей деятельности. Каждая организация работает по нескольким направлениям, которые тесно переплетаются между собой. Так, руководящий состав должен четко и ясно представлять себе не только цели, но и возможности их достижения. Иными словами, работа каких специалистов будет приоритетной в процессе достижения целей, какой объем работы сотрудники должны выполнить для того, чтобы достигнуть желаемого? Не определив точного курса развития, невозможно поставить цели в работе специалистам, работающим в организации.
2. Все сотрудники организации должны четко понимать ключевые цели своей работы. Как известно, одно и тоже слово может восприниматься каждым человеком по-разному. Вам необходимо убедиться, что ваши подчиненные действительно поняли и осознали цели организации, поняли вектор дальнейшего развития. Управление по целям - это процесс, требующий определенного времени. Так, по прошествии нескольких месяцев, вам необходимо напоминать, какие цели являются приоритетными в работе организации. Если этого не делать, то рано или поздно сотрудники войдут в привычный ритм работы, и будут делать акцент на те процессы, которыми занимались ранее. Если вам систематически не напоминать специалистам о целях организации, то ваша затея может сойти на нет. Люди постепенно будут возвращаться к прежней, привычной структуре работы, забывая о нововведениях. Поэтому на общих собраниях, совещаниях не забывайте повторять общие цели компании, ориентировать людей на работу по новым принципам.
3. В вашей организации есть отделы, рабочие группы, специалисты, занимающиеся разными направлениями. Сейчас вам необходимо убедиться, что все эти специалисты имеют перед собой хотя бы одну четкую цель, которой постоянно придерживаются в процессе своей работы. Однако не стоит забывать, что любая деятельность должна быть контролируемой. Только в том случае, если вы можете измерить результат работы специалистов, вы сможете четко сказать, достигли они поставленной цели или нет. Систематически проверяйте работу своих команд, анализируйте их деятельность, сравнивайте результаты.
4. Дозируйте количество целей для каждого подчиненного. Оптимальное количество целей 5-7. Именно столько любой сотрудник может отследить, и делать акцент на их достижении. Слишком большое количество целей рассеивает внимание специалистов. Так, они могут делать акцент на те сферы деятельности, которые не настолько важны для работы организации.
Время достижения целей. Каждая цель должна быть не только четко обозначена, но и определено время для ее достижения. Если перед специалистами будут постоянно находиться несколько целей, которые словно линия горизонта, будут постоянно отдаляться, то рано или поздно потеряется стимул прохождения этой линии. Четкие временные границы целей показывают, когда, в какие сроки, какой результат должен быть достигнут. В процессе достижения данных целей необходимо определить временные рамки, в течение которых будет проводиться анализ результатов деятельности специалистов. Так, вы сможете постоянно держать руку на пульсе, анализировать насколько вы близки к достижению целей, отстаете от намеченных планов или, напротив, опережаете планируемые результаты. Менеджерам необходимо определить, с какой частотой необходимо проводить подобные проверки. Слишком частый анализ данных не желателен, так же как и редкий срез может негативно сказаться на работоспособности ваших сотрудников.
Долгосрочные и краткосрочные цели. Долгосрочные цели определяются на перспективу развития организации. Они могут быть рассчитаны на несколько лет вперед. Складываются данные цели из нескольких краткосрочных. Первые краткосрочные цели имеют четкие, обозначенные границы, далее вы можете лишь намечать время выполнения целей и их суть.
Формулировка целей должна быть четкой и короткой. Как правило, формулировка начинается со слов «увеличить» или «расширить». Желательно, чтобы в определении указывалась точная цифра, которую вам необходимо достичь или число, на которое следует увеличить производительность, прибыль и т.д. Например, цель может звучать следующим образом: «Увеличить количество новых клиентов на 10%». Очень часто менеджеры упускают из виду краткость формулировки целей. Так, они в название цели вписывают методы и способы ее достижения. Таким образом, сама формулировка занимает большой объем, а ее суть понятна далеко не каждому сотруднику. Способы, методы и средства для достижения целей лучше всего выписать в пояснительной части, находящейся ниже формулировки.
Управление по целям предусматривает достижение большего результата. В каждой организации есть определенный, средний уровень результата работы каждого направления. Управление по целям предусматривает увеличение продуктивности, снижение уровня брака в товаре, увеличение количества постоянных клиентов и т.д.
Цели должны отражать результат работы специалистов. Очень часто бывают ситуации, когда за достижение целей отвечают те люди, которые никак не могут повлиять на процессы, ведущие к самой цели. Иными словами, ответственными за увеличение объема продаж назначаются сотрудники бухгалтерии, которые никак не связаны с деятельностью специалистов по рекламе или менеджеров по продажам. Таким образом, у специалистов, чья работа напрямую влияет на достижение данной цели, опускаются руки, у них нет желания стремиться к лучшему результату. В некоторых организациях в работе над правильной постановкой целей принимают участие начальники отделов, руководители групп или специалисты, отвечающие за конкретную отрасль работы организации. Менеджеры, занимающиеся установкой целей в организации, выслушивают мнения и предложения сотрудников, а затем составляют план управления по целям.
Управление по целям будет иметь положительный эффект в том случае, если каждая цель будет ориентирована на результат работы, а не на процесс деятельности сотрудников. Общая цель должна быть реалистичной, иметь четкие временные рамки для ее достижения. Кратковременные цели должны быть измеримы в числовом эквиваленте.
Соблюдая все вышеперечисленные принципы управления по целям, вы сможете значительно улучшить результат работы своей организации, сделать деятельность сотрудников четкой и понятной.