Сегодня найти хорошего руководителя также сложно, как и подыскать талантливого специалиста. С каждым годом на руководящий состав возлагается все больше и больше обязанностей. Так, например, сегодня человек, входящий в руководящий состав организации, должен быть хорошим специалистом, хорошо разбираться в структуре работы организации, иметь авторитет в коллективе, обладать хорошими организаторскими способностями. Кроме того, руководитель должен быть неплохим психологом. Он должен понимать, какой специалист нуждается в жестком слове диктатора, а к кому необходимо подойти мягко, чтобы настроить на продуктивный рабочий лад. Все люди разные. У каждого свой характер, привычки и способ общения. Между тем, руководителю необходимо найти свой индивидуальный подход к каждому подчиненному.
Кроме того, любой руководитель должен иметь силу воли, мужество, чтобы принять верное решение, проанализировать имеющиеся данные, быстро находить выходы из сложных ситуаций.
С каждым годом мир все больше и больше меняется вокруг нас. Появляются новые технологии, которые не только стремительно входят в нашу жизнь, но и в нашу рабочую деятельность. Так, сегодня мы уже не можем представить себе рабочий день без факса, ксерокса, Интернета, мобильной связи. Если меняется мир вокруг нас, то и должны меняться способы управления этим миром. Те технологии, которые были актуальны в управлении еще 10-15 лет назад, сегодня утратили свою силу.
Сегодня руководитель должен уметь, прежде всего, четко поставить цели в работе, определить способы их достижения, распределить полномочия между своими подчиненными, определить методы контроля достижения данных целей.
Во многом успех руководителя зависит от умения правильно формировать психологию своих подчиненных, управлять общественным мнением, доказывать свою точку зрения так, чтобы она находила отклик у подчиненных.
Современная экономика, в основном, ориентирована на потребительский спрос. Следовательно, в задачи руководителя входит мониторинг внешнего рынка, анализ работы конкурирующих фирм, налаживание внутреннего производства, сбыт продукции, заключение договоров, контрактов. Также необходимо учитывать, что на производство, во многом, влияет и человеческий фактор. Если ваша система работы налажена оптимально, сбыт радует, производство практически не имеет брака, то может подвести человеческий фактор. Кто-то из сотрудников может заболеть, уйти в декретный отпуск, люди в коллективе могут не найти общий язык, что может стать причиной уменьшения уровня производительности. Все это руководителю необходимо не только учитывать, но и заранее предвидеть.
Управленческая практика говорит о том, что сегодня далеко не все руководители обладают умением наладить деловое отношение со своими подчиненными, деловыми партнерами. Все дело в том, что у большинства сегодняшних руководителей низкий уровень культуры. Им значительно легче установить «панибратские» отношения, нежели деловые.
Между тем, большая часть соглашений о сотрудничестве, достигается именно в процессе переговоров. Как свидетельствует практика, руководители всех уровней 80% своего рабочего дня тратят на деловые переговоры. Это практически все рабочее время. И если не уметь делать основного, то невозможно достигнуть в работе какого-либо успеха. Эффективной управленческая деятельность может быть только в том случае, если руководитель сможет освоить многогранный процесс делового общения. В процессе разговора на работе, руководитель представляет интересы организации. Он лишь является заинтересованным лицом, которое доносит эти интересы до партнеров.
Поэтому важно научиться правильно, лаконично, доступно формулировать свои мысли, уметь передать информацию именно в том ракурсе, который выгоден вашей организации.
Помимо внешних целей, направленных на взаимодействие с другими организациями, управленческое общение носит и внутренние задачи. Руководитель в организации при помощи управленческого общения, должен изменять деятельность людей в определенном направлении, поддерживать темп их работы, а также корректировать направление в работе в соответствии с изменениями в планах работы организации.
Стадии делового общения. Выделяется 5 стадий делового общения. Рассмотрим каждую из них.
Вступление. Это момент, когда руководитель входит в помещение, начинает говорить. Если этот разговор проходит в процессе проведения круглого стола, то вступление начинается в тот момент, когда руководитель берет слово. В этот момент вам необходимо найти объект взаимодействия. Иными словами, к кому вы обращаете свою речь. Это может быть одно конкретное лицо, группа лиц, вся аудитория. Именно в этот момент происходит первая оценка руководителя слушателями. Обычно первое впечатление складывается за 10-15 секунд. То, насколько человек владеет своей речью, знает суть и предмет разговора, умеет правильно грамотно говорить, владеет деловым общением, можно понять уже в процессе вступления.
Поза, положение тела. В процессе разговора вам необходимо не только владеть собственной речью, но и телом. Определите, в каком месте вам необходимо встать, чтобы всем людям в зале вас было хорошо видно, какую позу принять. Главное, не закрывайтесь от других людей при помощи скрещивания рук. Во время разговора смотрите на людей, к которым обращаетесь.
Взаимодействие с залом. Обращали ли вы внимание на то, что одни люди могут полностью увлечь своей речью слушателей, заставить затаить дыхание, замолчать. Помните, как говорил когда-то Станиславский: «Не верю». В первую очередь, вы сами должны быть уверены в том, что говорите, на что обращаете свое внимание. Вам необходимо выстроить единый эмоциональный фон с теми людьми, к которым вы обращаетесь с речью. Талантливый руководитель сам решает, когда зал будет смеяться, а когда он будет настроен решительно на рабочий лад.
Ведение беседы. Важно выстроить нить разговора таким образом, чтобы можно было четко понять суть разговора, смысл ваших слов. Очень часто многие слушатели не могут вникнуть в суть разговора, так как единая нить беседы размыта, руководитель часто отходит в своей речи на другие, не столь важные моменты. Он уделяет этим вопросам большое внимание. Между тем, то, на чем следовало бы остановиться более подробно, так и остается в стороне. Для того чтобы избежать подобных ошибок, заранее составьте план своего разговора. В этом плане отметьте те моменты, на которых вам необходимо заострить внимание. Так, вы не отойдете от общей темы, сможете рассказать все, о чем хотели.
Мнения. В заключительной стадии делового общения, вам необходимо будет ответить на вопросы, выслушать мнения и реплики, высказанные в ваш адрес. Здесь важной является способность не только слушать, но и слышать своих собеседников. Не во всем вы можете быть правы. Если вы научитесь прислушиваться к людям, то ваши решения будут более взвешенными, а люди, предлагающие свои решения, увидят, что их мнение для вас не безразлично.
Все вышеперечисленные 5 стадий делового общения необходимо соблюдать в любой форме беседы. Так вы сможете создать о себе положительное мнение у окружающих людей, сказать то, о чем задумали, соблюсти все каноны делового общения.
В процессе изложения своих мыслей подчиненным или партнерам, вам необходимо не просто высказать свою точку зрения, прочитать монолог, а включить в диалог тех людей, к которым вы обращаетесь. Вашим собеседникам вовсе не обязательно высказываться вслух, говорить о том, что они вас одобряют, разделяют ваше мнение. Достаточно просто увидеть в их действиях одобрительные жесты, кивок головы, улыбку.
Постарайтесь встать на сторону тех людей, к которым вы планируете обращаться. Подумайте, какие вопросы у них могут возникнуть. Вы говорите не с целью высказаться, а с целью доказать людям свою точку зрения, позицию компании. Поэтому учитывайте в разговоре некоторые моменты, которые помогут вам завоевать симпатию аудитории, к которой вы обращаетесь.
Лаконично выражайте свои мысли. Очень сложно выделить время в напряженном рабочем графике на множество различных встреч. Создается негативное отношение к руководителю, если он не учитывает степень занятости других людей, говорит без смысла, переливает воду из пустого в порожное. Старайтесь четко рассказать обо всем, что вы задумали. Тогда ваши слушатели вознаградят вас за то, что вы уважительно относитесь к их личному времени.
Вовлеките слушателей в процесс общения. Каждый человек, сидящий в зале, должен быть вовлечен в процесс разговора. Сделать это можно несколькими способами. Обращайтесь к зрителям на вы. Яркие примеры удачных фраз: «Я думаю, вы со мной согласитесь», «Поправьте меня, если я не прав», «Я хочу сказать вам это, так как вижу, что вы люди, которые компетентны в данном вопросе», «Я хотел бы с вами посоветоваться, вот по какому вопросу» и т.д.
Устраните из текста научные фразы. Говорите простым языком, таким, который был бы понятен даже школьнику. Старайтесь избегать узкоспециальных терминов, понять которые может только узкий круг людей. В противном случае, вы рискуете прослыть человеком, который пользуется теми терминами, которые сам не понимает. Чем легче текст, тем лучше он усваивается аудиторией.
Заострите внимание на негативных моментах. Если в вашем деле не все так гладко, то вам будет лучше самостоятельно рассказать о минусах в работе, о возможных критических ситуациях и способах выхода из них. Если вы не сделаете это самостоятельно, то слушатели будут вынуждены заострить внимание на отрицательных моментах, а также создастся впечатление, что вы сознательно скрываете от аудитории возможные негативные моменты. Только смелый человек сможет сказать о возможных минусах. Поэтому будьте честны перед аудиторией, и вас обязательно поймут.
Призыв аудитории. Многие выступления заканчиваются призывом к аудитории соединить свои силы, умения, знания и навыки, чтобы достигнуть более высоких результатов в работе.
Прежде чем вас выступить перед аудиторией, необходимо подготовить не только текст, но и собрать некоторую информацию о том месте, где вы планируете выступать. Для того чтобы обеспечить хорошее, продуктивное деловое общение, вам необходимо знать следующие моменты: насколько слушатель восприимчив к получаемой информации, насколько сильно он внушаем; что может стать хорошей мотивацией для слушателя; какого физическое состояние собеседника; возможные способы для обратной связи. Мало просто провести беседу, необходимо наладить контакты. Поэтому не забудьте узнать о дальнейших способах общения.
При подготовке к беседе не следует забывать о том, что собеседник должен быть увлечен вашей темой. В первую очередь, вам необходимо доказать человеку или группе людей, что в решении вашей проблемы они заинтересованы настолько же сильно, как и вы. Вовлекайте слушателей в дискуссию. Не стоит ставить непробиваемую стену между вами и слушателями. Чем больше риторических вопросов вы будете задавать, чем больше проблем решать при участии слушателей, тем лучше для вас же.
Говорите на языке тех людей, перед которыми вы выступаете. Согласитесь, испанец не поймет француза, также как и русский не поймет китайца. Вам необходимо общаться на языке своих слушателей, чтобы установить с ними доверительные отношения.
Помещение. Обратите внимание на помещение, в котором вам предстоит выступать. Заранее позаботьтесь о микрофоне, если чувствуете, что акустика в здании плохая, вас может быть не слышно на последних рядах.
Общение руководителя с аудиторией - это основная часть его профессии. Если вы научитесь доказывать свою точку зрения, убеждать людей в ее необходимости, то вы сможете организовать в компании четкую, слаженную работу, наладить внешние связи, стать для своей фирмы ценным сотрудником.