Источник: http://www.businessstudio.ru/procedures/business/kpi/full/
KPI (Key Performance Indicator) - это показатель достижения успеха в определенной деятельности или в достижении определенных целей. Можно сказать, что KPI - это количественно измеримый индикатор фактически достигнутых результатов.
На русский язык KPI наиболее часто переводится как «ключевой показатель эффективности», что является не вполне корректным: эффективность характеризует соотношение между достигнутым результатом и затраченными ресурсами, а с помощью KPI можно измерять и другие параметры. Более правильным является перевод «Ключевой показатель деятельности».
KPI и BSC
Бытует заблуждение о том, что KPI имеет прямое отношение к BSC (Balanced Scorecard, Сбалансированная система показателей). Однако разработчики BSC - Нортон и Каплан - не использовали термина KPI, а использовали термин measure - «мера», «измеритель».
Между KPI и BSC присутствует скорее косвенная связь: в BSC есть перспектива «бизнес-процессы», на которой находятся цели, связанные с бизнес-процессами. Как измерители достижения этих целей часто используются показатели этих бизнес-процессов - KPI.
Наиболее актуально использование понятия KPI в управлении бизнес-процессами: KPI являются измерителями результативности, эффективности, производительности бизнес-процессов.
Выделяются следующие виды KPI:
- KPI результата - сколько и какой результат произвели;
- KPI затрат - сколько ресурсов было затрачено;
- KPI функционирования - показатели выполнения бизнес-процессов (позволяет оценить соответствие процесса требуемому алгоритму его выполнения);
- KPI производительности - производные показатели, характеризующие соотношение между полученным результатом и временем, затраченным на его получение;
- KPI эффективности - производные показатели, характеризующие соотношение полученного результата к затратам ресурсов.
При разработке показателей процесса необходимо придерживаться следующих правил:
- Набор показателей должен содержать минимально необходимое их количество для обеспечения полноценного управления бизнес-процессом;
- Каждый показатель должен быть измерим;
- Стоимость измерения показателя не должна превышать управленческий эффект от использования данного показателя.
Алгоритм разработки показателей KPI бизнес-процесса
Рассмотрим виды KPI на примере процесса «Материально-техническое обеспечение» Производственной компании (рис. 1)
Выделять показатели наиболее удобно применительно к Процессу, изображенному в нотации IDEF0, когда на рисунке представлены Входы, Выходы, Управление (правила выполнения процесса) и Механизмы (оборудование, персонал).
Рисунок 1. Процесс "Материально-техническое обеспечение"
- Идентифицировать процесс и его результат.
Например, Процесс «Материально-техническое обеспечение» - результат «Годные товарно-материальные ценности» - Идентифицировать входы-ресурсы (ресурсы, перерабатываемые за один цикл процесса) и входы-механизмы (ресурсы, обеспечивающие многократное выполнение процесса - оборудование, персонал).
Например, входы-ресурсы Процесса «Материально-техническое обеспечение»:
- Заявки на поставку Товарно-материальных ценностей;
- Товарно-материальные ценности (ТМЦ) - сырье и материалы, которые необходимо предоставить согласно плану закупок или по заявкам на поставку;
- Информация о наличии и стоимости ТМЦ на рынке.
- Оборудование рабочих мест сотрудников отдела снабжения;
- Сотрудники отдела снабжения.
- Идентифицировать входы-управления (правила и требования к выполнению процесса)
Например, рассматриваемый процесс может регламентироваться:
- «Инструкцией по приемке и хранению сырья, полуфабрикатов и материалов на складе»;
- «Методикой отбора поставщиков»;
- «Правилами заключения договора поставки сырья и материалов»;
- «Планом закупок»
- Зная результат, который должен быть получен, необходимо оценить его количественно - сформировать показатели результата. KPI результата могут быть как простыми, так и рассчитываемыми (по формуле или иным способом).
Пример:
KPI 1 - количество заявок на ТМЦ (товарно-материальные ценности), выполненных в срок;
KPI 2 - % заявок на ТМЦ, выполненных в срок;
KPI 2 = KPI 1 / Z х 100%,
где Z - общее количество поданных заявок на поставку ТМЦ
KPI 3 - % ТМЦ надлежащего качества, поступивших в производство
KPI 3 = А / В х 100%,
где А - количество ТМЦ надлежащего качества, поступивших в производство,
В - общее количество ТМЦ, поступивших в производство - На основе входов процесса можно сформировать показатели затрат.
Пример:
KPI 4 - Затраты на приобретение ТМЦ (затраты на ресурсы) - На основе механизмов процесса можно сформировать дополнительные показатели затрат.
Пример:
KPI 5 - Затраты на осуществление деятельности (затраты на персонал и оборудование) - Правильность выполнения процесса, помимо KPI затрат на осуществление деятельности, отражают также такие показатели, как KPI функционирования.
Пример:
KPI 6 - Количество срывов сроков подачи проекта бюджета в финансовое управление за год - Показатели производительности рассчитываются как соотношение полученного результата ко времени.
Пример:
Показателем производительности KPI 7 может служить среднее количество заявок, обработанных отделом снабжения в день.
KPI 7 = С /r,
где C - Количество обработанных заявок в месяц,
r - Количество рабочих дней в месяце - Показатели эффективности рассчитываются на основе выделенных предварительно KPI результата и KPI затрат
Пример:
Показателем эффективности осуществления деятельности KPI 8 можно считать стоимость выполнения одной заявки. Этот показатель рассчитывается по следующей формуле:
KPI 8 = KPI 5 / KPI 1,
где KPI 1 - Количество заявок на ТМЦ, выполненных в срок
KPI 5 - Затраты на осуществление деятельности
Практическое применение KPI
Использование в цикле планирования и контроля
Поскольку KPI являются измерителями результата и затрат, то они могут использоваться при планировании и контроле деятельности как элементы плана.
Пример:
Показатели KPI, значения которых могут выступать в качестве элементов плана для Отдела материально-технического обеспечения:
- % своевременного выполнения заявок на ТМЦ - 99%;
- % ТМЦ надлежащего качества, поступивших в производство, - 100%;
После осуществления деятельности, измеряются и фиксируются фактические значения KPI. При серьезных отклонениях фактических значений от плановых в худшую сторону, необходимо провести анализ деятельности и разработать корректирующие мероприятия.
Преимущества использования KPI в обычной деятельности компании: планирование и анализ деятельности осуществляются на основе тех результатов, которые нужны бизнес-системе. Все показатели не выдуманы абстрактно, а «произошли» от процесса, который закрепляет необходимую системе деятельность. Если же планирование происходит само по себе, в отрыве от реальной деятельности, то зачастую выбор показателей и их целевых значений не способствует достижению основных целей организации, а является произвольным и не всегда обоснованным.
Мотивация персонала
При использовании KPI становится четкой и прозрачной система мотивации: поскольку фиксируются плановые и фактические значения, то руководителю ясно, за что и как мотивировать сотрудника. Тот, в свою очередь, хорошо понимает, при каких условиях и какое вознаграждение он получит, а за что его ожидает взыскание.
Пример:
Начальник отдела снабжения
- премируется за успешное достижение запланированных показателей результативности и эффективности;
- депремируется за невыполнение показателей деятельности (срыв сроков сдачи проекта бюджета в финансовое управление).
Таким образом, благодаря KPI компания вознаграждает сотрудника за получение нужных ей результатов, а сотрудник заинтересован в получении результатов наравне с компанией.