Войти / Зарегистрироваться

Кто и как контролирует присутствие ассортимента в вашем магазине?

Автор: Новоселова Н.А., руководитель КГ «Супер-Розница»

Управлению ассортиментом в настоящее время уделяют внимание все розничные предприятия: начиная от маленького магазинчика и заканчивая крупными розничными сетями. Какова цель управления ассортиментом? Можно с уверенностью утверждать, что целью является получение прибыли. Добиться получения прибыли можно через формирование максимально эффективного ассортимента, который при этом будет востребован целевой покупательской аудиторией.

Когда речь идет о самостоятельном магазине - все просто и понятно. Ассортимент, как правило, небольшой, предприниматель анализируют продажи практически в уме и не задумывается о серьезных видах анализа. Ведь весь товар и так на «глазах», а чего не хватает - так покупатели подскажут и можно быстренько найти поставщика и договориться с ним по закупочной цене.

Если же речь идет о розничной сети магазинов, то все гораздо сложнее: ассортимент большой, оборачиваемость в каждом магазине разная, товарные запасы частенько «зашкаливают» установленные нормы (если они есть), продажи оставляют желать лучшего....

Предположим, что в центральном офисе сформирован правильный ассортимент для целевой аудитории покупателей, ассортиментная матрица - идеальная, введена новая должность -категорийный менеджер, во всяком случае так стали называться закупщики. Кажется, что сделали все, как написано в книгах и рекомендовали консультанты, но продажи не взлетают вверх. Почему?

Зачастую, взлет продаж зависит не только от нового централизованного подхода к управлению ассортиментом, а от исполнения директором магазина своих обязанностей по организации работы вверенного магазина. Утвержденный ассортимент должен быть в магазине постоянно в нужном количестве и выкладка этого ассортимента должна соответствовать планограммам, разработанным и утвержденным категорийным менеджером. Менеджеры по приему товара, продавцы - консультанты, кассиры должны своевременно, качественно выполнять свои обязанности, чтобы покупатель выбрал именно их магазин и оставил в нем часть своих денег.

Чтобы эти условия выполнялись, все процессы, начиная с заказа товара, до его реализации должны быть стандартизированы. Стандартизация бизнес-процессов дает розничной компании возможность эффективнее управлять ассортиментом, меньше времени тратить на обучение персонала, объективно осуществлять контроль по установленным критериям за работой сотрудников магазинов, категорийных менеджеров, кладовщиков, т.е тех сотрудников, которые имеют непосредственное отношение к присутствию нужного ассортимента в нужном месте торгового зала.

В свою бытность директором супермаркета, в результате постоянных скандалов с коммерческим отделом на тему отсутствующего ассортимента, выяснения причин и виновных в этом лиц, мне удалось внедрить в работу «Контрольную заявку», в которой отображается информация:

  • об отсутствии утвержденного ассортимента в магазине;
  • о товаре, который нужно вернуть поставщику;
  • о товаре, которого нет в магазине, но о нем спрашивают покупатели.

Этот документ можно адаптировать как к самостоятельно работающему магазину (если в нем кроме директора есть товароведы, администраторы, ст. продавцы), так и к розничной сети магазинов.

Для примера рассмотрим вариант «Контрольной Заявки» для розничной сети магазинов.

В обязанность администратора торгового зала входит ежедневное заполнение этого документа. Кроме администратора магазина «Заявку» дополняет директор магазина.

Сроки исполнения Заявки регламентируют Коммерческий директор и Директор по торговле. Ответственным за выполнение Заявки является категорийный менеджер по соответствующей категории товара, который обязан в данной таблице зафиксировать срок исполнения заявки или указать причину, по которой он не может ее исполнить.

ОБРАЗЕЦ КОНТРОЛЬНОЙ ЗАЯВКИ.

Вид заявки

Дата заявки

Срок исполнения

Наименование товара

Поставщик

Контактное лицо / телефон

Выполнение

Менеджер

Да

Нет

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Старый товар

18.05

21.05

Конфеты «Белочка»

Поставщик «А»

Тел. 111-11-11 Игорь Владимирович

25.05


Менеджер 1

Возврат

18.05

01.06

Масло «Валио»

Поставщик «Б»

Тел. 222-22-22 Игорь Юрьевич


Не было доверенности

Менеджер 2

Старый товар

20.05

23.05

Морская соль «setra», 250гр

Поставщик «С»

Тел. 333-33 Александр Сергеевич

23.05


Менеджер 3

Новый товар

21.05

21.06

Подсолнечное масло на виноградной косточке

Поставщик «Д»

Ищем поставщика



Менеджер 3


Как разрабатывать:
Данный документ в электронном виде в общесетевой папке должен быть у всех сотрудников, отвечающих за наличие ассортимента в магазине:

  • у директора магазина;
  • у администратора торгового зала;
  • у категорийного менеджера;
  • у коммерческого директора;
  • у директора по рознице.

Заявку на отсутствующий товар осуществляют администраторы торгового зала, директор магазина. Они заполняют 1,2,4,7 столбцы:

  • вид заявки
  • дата составления заявки;
  • срок исполнения, установленный Коммерческим директором, в течении которого категорийный менеджер должен дать ответ на заказ этого товара;
  • полное наименование товара;
  • дату, когда товар поступил в магазин.

Следующие столбцы (5, 6, 8, 9) заполняют категорийные менеджеры и/или их руководитель:

  • срок исполнения, установленный Коммерческим директором, в течении которого категорийный менеджер должен дать ответ на заказ этого товара;
  • поставщик заказываемого товара;
  • контактное лицо и телефон данного поставщика;
  • причину отказа в поставке;
  • Ф.И.О. категорийного менеджера.

Коммерческий директор заполняет столбец 3, в котором определяет дату выполнения Заявки категорийным менеджером.
Для работы с сетевой Контрольной заявкой надо разработать регламент работы с ней, определив роли доступа к каждой графе Заявки.

ПРИМЕР: Регламент работы с сетевой папкой «Контроль ассортимента»

Файл

Пользователи

Права

Контрольная Заявка по каждому магазину

Директора магазинов, администраторы торгового зала

Вносить изменения в гр. 1, 2, 4, 7

Директор по торговле

Вносить изменения в гр. 1, 2, 4.

Коммерческий директор

Вносить изменения в гр. 3

Категорийные менеджеры

Вносить изменения в гр. 5, 6, 8, 9

Зам. Генерального директора

Просмотр

Генеральный директор

Просмотр


Контроль за исполнением Контрольной Заявки на отсутствующий ассортимент и принятие решений по изложенным в ней фактам со стороны руководителей розничной сети должны происходить ежедневно. Это способствует удовлетворению, прежде всего, покупательского спроса и держит в «тонусе» средний управленческий персонал.

Кроме того, необходимо еженедельно анализировать количество товарных запасов, оборачиваемость товара по каждому категориийному менеджеру.

В случае, превышения существующих норм - обязательно выяснить причину, проведя личную беседу с этим сотрудником. Практика показывает, что вызов к руководству и написание объяснительных записок по данному поводу стимулирует сотрудника на составление более оптимальных заказов поставщику и отбивает желание вести с ним «свою игру».

Помимо контроля, стоит разработать систему мотивации сотрудников, задействованных в управлении ассортиментом.
Например, для категорийных менеджеров в схему мотивации заложить такие критерии, как: товарооборот по группе, маржинальный доход по группе товара, оборачиваемость по группе, постоянное присутствие утвержденного ассортимента и другие.

Для директора магазина, можно предусмотреть такие критерии как: товарооборот по магазину, постоянное наличие утвержденного ассортимента, соблюдение правил выкладки товара, соблюдение стандартов обслуживания покупателей.
Количество критериев может достигать значительной цифры, однако каждая из них должна быть реально измеряемой и понятной сотрудникам.

Контроль за условиями работы с поставщиками.

Закупочная политика, как правило, определяется исходя из целого ряда требований к фирме-поставщику. При единой закупочной политике снижаются издержки, сокращается аппарат управления. Правильный выбор поставщика напрямую связан с формированием оптимального ассортимента торгового предприятия.

В работе с поставщиками могут возникнуть следующие сложности:

  • несвоевременное извещение об изменении входных цен;
  • прекращение поставок отдельного согласованного ассортимента;
  • снижение качества товаров при долговременных обязательствах.

Уровень закупочных цен даже у одного поставщика формируется в зависимости от разных факторов: объема поставки, условий оплаты. Первоначальную цену по прайсу, как правило, удается уменьшить при проведении грамотных переговоров с поставщиком руководителем отдела закупок или самим руководителем торгового предприятия.

Зачастую руководитель отдела доверяет принятие решение по вводу нового поставщика категорийному менеджеру ( менеджеру отдела закупки). Рекомендую таким руководителям поменять в корне подобный подход к работе с поставщиками, в связи с тем, что от выбора поставщика зависит коммерческая успешность розничного бизнеса и доверять полностью этот процесс менеджеру не стоит. Для «прозрачности» работы с ассортиментом нужно закрепить все правила работы с ним в «Положении об ассортиментной политике предприятия».

В данном документе должен быть регламентирован порядок ввода и вывода товара из ассортиментной матрицы, с обязательной процедурой коллегиального решения ассортиментного комитета.

Особо следует обратить внимание на критерии выбора поставщиков:

  • процедура выбора поставщиков;
  • широта и глубина ассортимента, превосходящая их конкурентов
  • условия закупки товара - отсрочка платежей, условия возврата и обмена товара;
  • наличие штрихового кодирования товара;
  • качество поставляемого товара;
  • оптимальное соотношение цены и качества товара;
  • стабильность поставок;
  • скорость реагирования на заказ;
  • наличие бюджета на проведение рекламных акций, дегустаций.

Заключение договоров с поставщиками один из важных этапов формирования ассортиментной политики торгового предприятия и его экономической эффективности. Поэтому данный процесс должен быть под контролем руководителя торгового предприятия.

Первичный сбор информации о поставщиках и товарах должен подготовить менеджер товарной категории. По его представлению руководитель коммерческого отдела проводит переговоры, выставляя выгодные для компании условия, согласовывает с поставщиком Спецификацию поставщика (Протокол цен на согласованный ассортимент). Окончательное решение и подписание Договора осуществляет Руководитель торгового предприятия.
Для осуществления контроля со стороны руководителя за работой менеджеров отдела закупки, и прежде всего для того, чтобы они этот контроль «спинным мозгом чувствовали» я применяла в своей практике и рекомендую сейчас использовать Заказчикам на консалтинговых проектах электронный Журнал регистрации поставщиков и условий работы с ними.

В этих целях необходимо обязать категорийных менеджеров (менеджеров закупки) всю информацию об условиях работы с поставщиком и контакты менеджеров-поставщиков - занести в Журнал, который должен быть в общесетевом доступе для определенного круга руководителей и сотрудников компании. Это позволяет в любой момент оперативно созвониться с менеджером поставщика и решить или выяснить интересующие вопросы по поставкам товара, по документам и т.д.. Наличие Журнала регистрации поставщиков в общесетевом доступе играет важную роль в осуществлении контроля за взаимоотношениями между менеджерами розничной компании и менеджером компании-поставщика. Кроме того, при возможной смене менеджера отдела закупки информация о контактных лицах поставщика не уйдет вместе с ним, как это зачастую бывает. При появлении нового категорийного менеджера - сократится время на его знакомство с методами работы с поставщиками по своему направлению.

ОБРАЗЕЦ ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ПОСТАВЩИКОВ.

№ п/п

Поставщик

Группа

товара

Условия оплаты

Условия возврата

Контакты менеджера-постащика

Ф.И.О. менеджера

Телефон

E-mail

1.

Конди-2000

Сигары

Б/Н, 30 дней

Полный

Сидоренко Сергей

776-05-87

xxxxx@xxxx.ru

2.

Симбо

Детская игрушка

Б/Н, полная реализация

Полный

Иванова Татьяна

363-55-55

xxxxx@xxxx.ru


Если Вы - предприниматель и у Вас один или два магазина, то конечно - же, необязательно создавать Положение об ассортиментной политике и прописывать в нем все бизнес-процессы по управлению ассортиментом, но обязательно нужно настойчиво добиваться от поставщиков лучших условий по поставке товара. Не нужно стесняться периодически просить поставщиков о скидках, увеличении отсрочек платеж. Для поставщиков важно сохранить и расширить рынок сбыта своего товара, и они практически всегда идут навстречу требовательным предпринимателям.

Учитывая падение платежеспособности покупателей в условиях кризиса, постарайтесь «заморозить» закупочные цены на товар. Для этого, нужно сообщить в письменном виде поставщикам, что ваша фирма не может себе позволить закупать у них товар по новым ценам, и готова к продолжению сотрудничества только по ранее оговоренным ценам. Практика показывает, что поставщики соглашаются на условия ритейлеров. Только эти условия должен выдвигать сам руководитель розничного предприятия.

Необходимо помнить, что в настоящее время розничная торговля обеспечена большим предложением товара со стороны оптовых поставщиков и производителей и даже для одного магазина можно диктовать поставщикам свои условия работы. Целесообразнее всего для работы с поставщиками составить свой вариант Договора поставки, в котором Вы сможете учесть кроме коммерческих интересов требования, предъявляемые Вашим главным бухгалтером к оформлению товаросопроводительных документов.

На семинарах и консалтинговых проектах руководители коммерческого отдела, директора магазинов мне часто говорят о том, что в их городе выбора поставщиков нет. Поэтому приходится соглашаться на условия имеющихся поставщиков. Не могу с этим согласиться, так как имею практический опыт привлечения новых поставщиков для самостоятельного супермаркета, работающего в Южно-Сахалинске.

Пример из практики
Работая руководителем проекта по открытию супермаркета в Южно-Сахалинске, столкнулась с сопротивлением местных поставщиков по условиям поставки товара в магазин.

Поставщики, имеющиеся в городе, привыкли к ситуации: что они завезут на остров - то розница и будет продавать. Такая политика со стороны поставщиков основывалась на особенностях транспортировки грузов, погодных условиях, удаленности от материка.
Отсрочку по оплате более трех-пяти дней не давали, а мы просили отсрочку платежа за первую поставку на месяц с момента открытия супермаркета. Ассортимент расширять не спешили. О маркетинговых планах, оплаты палетомест, холодильников, стоек, полок, о бонусном товаре за выбранные объемы - «слышали, но это вам не Москва, у нас это не принято». Только два поставщика товара прикассовой зоны и кондитерских изделий оказались морально и материально готовы к новым условиям сотрудничества.

Со многими поставщиками после длительных переговоров все-таки удалось заключить свои договора на выдвинутых нами условиях.

Но было несколько поставщиков, которые не согласились на наши условия и не поставили свой товар при открытии супермаркета. Они говорили: «..мы лучше подождем, посмотрим, что у Вас получится». А у нас получилось все очень хорошо. Супермаркет открылся в середине ноября, и торговля была очень успешной.

После новогодних каникул строптивые поставщики стали «шелковыми», но условия с нашей стороны для них были выдвинуты уже более жесткие, чем первоначальные. И что же они сделали? Конечно, согласились.

ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА ПОСТАВЩИКАМ (при возможности выбора поставщиков)
Уважаемые господа!
Просим Вас ознакомиться с порядком и формой предоставления информации о предлагаемой Вами продукции.

  1. Все коммерческие предложения по продуктам питания и сопутствующим товарам направляются в отдел закупок по электронной почте, с указанием Ваших контактных телефонов, факса, адресом электронной почты, контактных лиц.
    Рассмотрение Вашего коммерческого предложения, предоставленного по установленной форме, производится в течение 3-х рабочих дней. Ответ на Ваше предложение дается по телефону или по электронной почте.
    Встречи с руководством компании для обсуждения заинтересовавших коммерческих предложений осуществляются ежедневно с 14-00 до 18-00, по предварительной договоренности с менеджером, ведущим Вашу группу товаров.
  2. Для заключения договоров на поставку необходимо предоставить:
    документы на юридическое лицо Поставщика:
    • копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица;
    • копия документа (протокол, решение и пр.) о назначении (избрании) физического лица единоличным исполнительным органом юридического лица (директор, ген.директор, президент), от имени которого данное физическое лицо заключает Договор или выдало доверенность на заключение Договора лицу, не являющимся исполнительным органом юридического лица.
    • копия лицензии на осуществление деятельности (в случае, если деятельность Поставщика по заключаемому Договору подлежит лицензированию);
    • копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
    • карта клиента (установленного образца) с подписями генерального директора и главного бухгалтера;
    Каждый лист указанных выше документов должен быть заверен надписью «КОПИЯ ВЕРНА» (кроме доверенности), подписью Руководителя и печатью предприятия.
  3. Договора заключаются только по форме утвержденной в нашей компании.
  4. Все договора на поставку товаров заключаются с приложением Спецификации Поставщика на поставку товара.

ОБРАЗЕЦ ДОГОВОРА ПОСТАВКИ
ДОГОВОР ПОСТАВКИ №_____
г. ________________ «___»___________200_г.
Настоящий договор поставки заключен между: _____________________________ зарегистрированным____________________________________________________
расположенным по адресу:_______________________________________________в лице Генерального директора ________________________________________________,
действующего на основании Устава (далее именуемым "Продавец"), и ____________________________________________________________________________
зарегистрированным __________________________________________________________ расположенным по адресу:_______________________________________________ , в лице Генерального директора __________________________________________
действующего на основании Устава (далее именуемым "Покупатель"), совместно именуемые в дальнейшем "Стороны", а по отдельности "Сторона".
Стороны заключили настоящий договор (именуемый в дальнейшем "Договор") о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА.
1.1. Продавец соглашается продавать Покупателю на основании предварительных письменных заказов Покупателя (именуемых в дальнейшем "Заказы") партии товаров (именуемых в дальнейшем "Товары") в ассортименте и количестве, указанных в Заказах по ценам, указанным в Акте (Актах) согласования цен, который(ые) является(ются) неотъемлемой частью настоящего Договора, а Покупатель обязуется принять Товары и оплатить их на условиях, указанных в настоящем Договоре.
1.2. Продавец обязан поставлять товары со штрихкодом (штрихкодами) и артикулом (артикулами), указанными в Акте (Актах) согласования цен.
1.3. Продавец обязуется поставлять Товары согласно п. 1.2 во все магазины Покупателя (далее именуются магазины) по согласованному Акту. Покупатель оставляет за собой право отмены условий, указанных в п. 1.2 для конкретного магазина, письменно уведомив об этом Продавца.

2. ЦЕНА ДОГОВОРА.
2.1. Цена на Товары устанавливается в валюте Российской Федерации. В Акте согласования цен допускается указание цены в иностранной валюте с описанием расчета перевода ее в рубли РФ.
2.2. Общая стоимость Договора определяется совокупной ценой выставленных счетов-фактур Продавцом Покупателю.
2.3. Цены на Товары согласовываются Сторонами путем подписания Акта согласования цен либо иных документов, подтверждающих письменное согласие обеих Сторон на поставку Товаров с указанными ценами (именуемых в дальнейшем "Акт согласования цен"), и являющимися неотъемлемой частью настоящего Договора. Цены, указанные в Акте согласования цен считаются окончательными, изменению и дополнению не подлежат за исключением случаев, прямо указанных в настоящем Договоре.
2.4. О предстоящем изменении цены на Товары Продавец обязан предупредить Покупателя в письменной форме за 10 (десять) календарных дней. Новая цена на Товары согласовывается Сторонами путем подписания Акта согласования цен согласно п. 14.1, 16.1 настоящего Договора.
2.5. Цены на товар в накладных и счетах фактурах указываются в российских рублях и включают в себя стоимость транспортировки товара до складов Покупателя, стоимость его маркировки, упаковки, а также все применимые налоги, пошлины, сборы и акцизы, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
2.6. Продавец обязан не позднее, чем за 1 (один) месяц письменно сообщить Покупателю о предстоящем переходе Продавца на упрощенную форму бухгалтерского учета или уплату единого вмененного налога, либо других льгот по уплате НДС во избежание потерь со стороны Покупателя при возмещении НДС из бюджета. Если такая форма учета уже принята Продавцом, Продавец обязан письменно сообщить об этом Покупателю до подписания настоящего Договора.

3. ФОРМА И УСЛОВИЯ ОПЛАТЫ.
3.1. Оплата за поставленный товар осуществляются путем перевода денег на расчетный счет Продавца или наличным платежом не позднее 60 (шестидесяти) банковских дней после даты поставки товара.
3.2. Днем оплаты по безналичному расчету считается день отметки банком Покупателя о принятии к исполнению платежного поручения.
3.3. Покупатель оплачивает каждую партию товара по сопровождающим ее оформленным надлежащим образом товарно-транспортным накладным (ТТН) и счетам-фактурам. Счета - фактуры Продавец обязан представить в момент поставки.
3.4. Счет-фактура и ТТН считаются надлежащим образом оформленными, если они соответствуют п. 2 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" № 129-ФЗ от 21.11.96 г. и содержат следующие реквизиты:
(1) Наименование документа;
(2) Дату составления документа;
(3) Наименование организации, от имени которой составлен документ;
(4) Содержание хозяйственной операции;
(5) Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении (цена за единицу товара с учетом НДС, стоимость всей партии с учетом НДС в российских рублях);
(6) Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
(7) Личные подписи указанных лиц и печати организаций.
3.5. При неисполнении Продавцом п. 3.3. настоящего Договора, Покупатель имеет право на задержку оплаты поставленного товара до момента его исполнения.

4. УСЛОВИЯ ЗАКАЗА И ПОСТАВКИ ТОВАРА.
4.1. Покупатель заказывает у Продавца Товары посредством направления Продавцу письменного или телефонограммой Заказа.
4.2. Продавец обязуется доставить указанное в Заказе количество Товаров в указанную(ые) торговую(ые) точку(и) и/ил склад(ы) Покупателя в течение________________календарных дней с момента получения письменного Заказа Покупателя.
4.3. Доставка Товара Покупателю производится транспортом Продавца и за счет Продавца.
4.4. Доставка Товаров считается завершенной после приемки Товаров Покупателем оформленной согласно Статье 5 настоящего Договора.

4.5. Продавец доставляет товар Покупателю в соответствии с графиком поставки, со всеми необходимыми сопроводительными документами, в заказанном объеме и ассортименте, надлежащего качества, с 9:00 до 20:00 часов московского времени.

5. ПРИЕМКА ТОВАРА.
5.1. Приемка Товаров по количеству и качеству производится Покупателем в торговой точке или на складе Покупателя и подтверждается печатями и подписями с расшифровкой фамилий представителей обеих Сторон на сопроводительных документах.
5.2. Товары считаются принятыми по количеству согласно накладной Продавца, соответствующей Заказу Покупателя.
5.3. Качество Товаров должно соответствовать требованиям, изложенным в настоящем Договоре, санитарным, техническим и всем иным применимым нормам и стандартам Российской Федерации, а также стандартам и нормам фирмы-изготовителя и должно быть подтверждено прилагаемыми сертификатами соответствия, гигиеническими сертификатами, выданными уполномоченными органами по стандартизации. Продавец также обязуется предоставить Покупателю иные документы на Товары, если наличие таких документов требуется законодательством РФ.
5.4. Продавец обязан предоставить каждую единицу товара с информацией на русском языке в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 15 августа 1997 г. N 1037.
5.5. В случае обнаружения в процессе приемки недоброкачественных Товаров, Товаров с просроченным сроком хранения, Товаров, испортившихся до окончания срока хранения, Товаров, потерявших товарный вид и/или неверной комплектности, либо Товаров в ненадлежащей и/или дефектной упаковке (далее именуемых "Недоброкачественные Товары"), Продавец обязан своими силами и за свой счет заменить Недоброкачественные Товары на качественные. В случае невозможности замены Недоброкачественных Товаров, Покупатель вправе отказаться от недоброкачественных Товаров и их оплаты. Продавец не имеет права настаивать на приемке Недоброкачественных Товаров и обязуется вывезти Недоброкачественные Товары тем же рейсом, каким они прибыли.
5.6. В случае несоответствия количества Товаров в накладной и/или счете-фактуре с количеством Товаров, указанных в Заказе Покупателя, или в случае несоответствия цен в накладной и/или в счете-фактуре с ценами, указанными в Акте согласования цен, а также неправильно оформленных, равно как и отсутствующих сопроводительных документов, Покупатель вправе отказаться от приемки данных Товаров. Продавец не имеет права настаивать на приемке и обязуется вывезти не принятые Товары тем же рейсом, каким они прибыли.
5.7. Минимальный срок годности поставляемых Товаров должен быть не менее____________дней или 70% от общего срока годности. В противном случае Покупатель вправе отказаться от приемки таких Товаров. Продавец не имеет права настаивать на приемке таких Товаров и обязуется вывезти не принятые Товары тем же рейсом, каким они прибыли.
5.8. Претензии по качеству продовольственных Товаров могут быть предъявлены Покупателем в течение срока годности Товаров (при условии соблюдения Покупателем условий хранения Товаров), а на непродовольственные Товары - в течение 6 (шести) месяцев с даты приемки Товаров.
5.9. В случае обнаружения после приемки недоброкачественных Товаров, в том числе Товаров испортившихся до окончания срока хранения (при условии соблюдения Покупателем или потребителем условий хранения товаров), а также в случае наличия претензий к Товарам, заявленных потребителем, Покупатель письменно, по факсу, электронной почтой, телефонограммой извещает об этом продавца. Продавец обязан своими силами и за свой счет произвести замену или возврат недоброкачественных товаров или возврат их стоимости (в случае их оплаты Покупателем) в течение 3-х (трех) календарных дней со дня получения рекламации Покупателя. В случае невыполнения Продавцом данного условия покупатель вправе отказаться от таких Товаров и от их оплаты, либо вычесть их стоимость из сумм, подлежащих перечислению Продавцу за другие Товары.
5.10. В случае обнаружения недостачи в оригинальной таре производителя или скрытых недостатков товара, которые не могли быть обнаружены при сдаче - приемке товара, Покупатель составляет Акт об обнаружении недостатков и немедленно письменно (по факсу/электронной почтой) или телефонограммой уведомляет об этом Продавца. В Акте указывается номер накладной, по которой поставлен товар и характер недостатков. При прибытии представителя Продавца составляется Акт приемки товара по количеству и качеству.

6. ВОЗВРАТ ТОВАРОВ.
6.1. Покупатель оставляет за собой право вернуть Продавцу нереализованные Товары с уведомлением об этом Продавца. Продавец обязуется забрать своими силами и за свой счет Товары в течение _____________календарных дней с момента уведомления.

7. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ.
7.1. Стороны обязуются как в течение срока действия настоящего Договора, так и по окончании его действия не при каких обстоятельствах не разглашать условия настоящего Договора, и соглашаются обеспечить для защиты конфиденциальной информации от разглашения третьим лицам такие же меры, какие используются для защиты ее собственной конфиденциальной информации аналогичной важности. Конфиденциальная информация доводится до сведения только тех сотрудников Сторон, которые непосредственно участвуют в выполнении настоящего Договора. Несмотря на вышесказанное, конфиденциальная информация может быть раскрыта Стороной на основании законного требования государственного органа или по решению суда, либо передана аудиторам или аффилированным компаниям Стороны, при условии принятия аудитором или аффилированной компанией письменного обязательства о ее неразглашении. При этом раскрывающая конфиденциальную информацию Сторона письменно уведомляет противоположную сторону о факте раскрытия или передачи конфиденциальной информации.

8. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН.
8.1. Продавец несет полную материальную и иную предусмотренную законом ответственность за ущерб, причиненный Покупателю (включая, без ограничения, штрафы, уплаченные Покупателем, а также стоимость судебных издержек и юридические расходы), в связи с поставкой и дальнейшей реализацией поставляемых Продавцом Товаров ( при условии соблюдения Покупателем условий хранения Товаров). Продавец также несет полную материальную и иную предусмотренную законом ответственность за причиненный поставляемыми Продавцом Товарами (при условии соблюдения Покупателем и/или потребителем условий хранения Товаров) ущерб жизни, здоровью и имуществу потребителей Товаров и третьих лиц, и соглашается полностью возместить Покупателю ущерб в связи с соответствующими исками и претензиями потребителей и третьих лиц, а также стоимость судебных издержек и юридические расходы.

9. ФОРС-МАЖОР.
9.1. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по настоящему Договору, если такое неисполнение является следствием обстоятельств непреодолимой силы (обстоятельства форс-мажора), а именно: пожара, наводнения, военных действий, землетрясения, действия органов государственной власти и управления, других обстоятельств вне контроля Сторон, если эти обстоятельства непосредственно повлияли на исполнение настоящего Договора. При этом срок исполнения обязательств откладывается на период действия форс-мажора.
9.2. Сторона, для которой становится невозможным выполнить свои обязательства по настоящему Договору, обязана немедленно письменно известить другую Сторону о начале и окончании действия обстоятельств, предотвращающих выполнение ее обязательств и в кратчайшие сроки предоставить другой Стороне справку Торгово-промышленной палаты Российской Федерации, подтверждающую факт наличия таких обстоятельств.
9.3. В случае, если обстоятельства форс-мажора продолжаются более 90 (девяносто) дней, Сторона, не ссылающаяся на обстоятельство форс-мажора, имеет право расторгнуть настоящий Договор в одностороннем порядке путем соответствующего письменного уведомления противоположной Стороны.

10. ПРИМЕНИМОЕ ПРАВО.
10.1 Настоящий Договор регулируется, толкуется и исполняется в соответствии с
законодательством Российской Федерации.

11. ПОРЯДОК РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ.
11.1. Все споры и разногласия между Сторонами возникшие из настоящего Договора или в связи
с ними разрешаются путем переговоров.
11.2.Если Стороны не смогли разрешить спор или разногласие путем переговоров в течение 30
(тридцати) дней, он передается на рассмотрение в Арбитражный суд г. Москвы и
рассматривается в порядке, предусмотренном Арбитражно-процессуальным кодексом РФ и
другими применимыми законами РФ.

12. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА.
12.1 Настоящий Договор вступает в силу с даты подписания и действует в течении 12 (двенадцати) месяцев. В случае если ни одна из Сторон письменно не уведомит противоположную Сторону о своем желании прекратить Договор за 30 (тридцать) дней до даты окончания первоначального или последующих сроков действия Договора, Срок действия Договора будет считаться автоматически продленным на дополнительные двенадцатимесячные периоды.

13. ПОРЯДОК РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРА.
13.1 Если в Договоре не говорится об ином, настоящий Договор может быть досрочно расторгнут только путем письменного соглашения Сторон.
13.2. Несмотря на вышесказанное, Покупатель вправе во всякое время по или без причины расторгнуть настоящий Договор путем направления предварительного письменного уведомления Исполнителю за 30 (тридцать) календарных дней до даты расторжения Договора.

14. УВЕДОМЛЕНИЯ.
14.1 Все уведомления в связи с настоящим Договором направляются по факсу или заказным письмом с уведомлением о вручении по адресам Сторон, указанным в настоящем Договоре.

15. ПРЕИМУЩЕСТВЕННОЕ ДЕЙСТВИЕ ДОГОВОРА.
15.1. После подписания настоящего Договора все предшествующие переговоры и переписка в отношении предмета Договора теряют силу в части, противоречащей настоящему Договору.

16. ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ К ДОГОВОРУ.
16.1. Все изменения и дополнения к настоящему Договору действительны, если они совершены в письменной форме и подписаны должным образом уполномоченными представителями обеих Сторон.

17. ПЕРЕДАЧА ПРАВ И ОБЯЗАННОСТЕЙ СТОРОН.
17.1. Ни одна из Сторон не имеет права передавать свои права и обязательства по настоящему Договору третьей стороне без письменного согласия другой Стороны, однако Покупатель вправе во всякое время передавать свои права и/или обязанности по настоящему Договору своей материнской, дочерней или аффилированной компании.

18. ОСОБЫЕ УСЛОВИЯ.

19. АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН.
19.1. Каждая из сторон обязана в течении 24 (двадцати четырех) часов письменно уведомлять противоположную Сторону об изменении своих Юридических и/или почтовых адресов и/или банковских реквизитов.
19.2. Реквизиты Сторон:

Приложение № 1 к Договору № __ от « _»_____ 200_г.
Спецификация Поставщика на поставку товара.
1. Поставщик и Покупатель пришли к соглашению и утвердили следующий перечень поставляемых товаров и цены на них.

№ п/п

Наименование товара

PLU

Единица измерения

Артикул (код) товара

Цена (включая НДС)

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 


Существенную помощь в проведении анализа товародвижения, формировании заказов для поставщиков можно получить с помощью выбранного программного обеспечения для своего предприятия. При этом, необходимо обратить внимание на возможности программы формировать аналитические отчеты по товарным запасам, устанавливать минимальные нормативы по ним, как в целом по компании, так и в рамках формирования ассортиментных перечней для форматов (группы) магазинов.
Автоматизированная система управления запасами должна решать следующие проблемы:

  • производить оптимальный расчет норм для всего ассортимента товаров;
  • производить автоматическую выдачу готовых заказов для всех поставщиков

Для вычисления коэффициента оборачиваемости в программных продуктах существует специальный отчет "Анализ оборачиваемости товаров". Из него можно получить следующие данные:

  • средневзвешенный остаток за период;
  • товарооборот (расход товара) за период;
  • коэффициент оборачиваемости;
  • средний срок хранения товара в днях.

Нормативы минимальных запасов используются для контроля уровня запасов и являются основой для формирования автозаказов. При использовании автозаказов менеджер закупки будет тратить время только на корректировку готовых заказов, что существенно сократит время на формирование заказа поставщику. Им уже не нужно будет рутинно просматривать остатки по всем позициям и предугадывать реализацию по каждому наименованию товара при ручном управлении запасами.

Процедура автоматического заказа товара поставщику в системе «ДОМИНО»

Оптимальный заказ товара в автоматическом или ручном режиме - важный бизнес-процесс в розничной сети. Не менее важен и процесс поставки заказного товара в магазин, за который отвечает директор магазина и который пока невозможно автоматизировать. Поставка товара в магазины зависит от большого количества людей, а значит, как всегда говорят в таких случаях:
«не исключен человеческий фактор». Этот фактор, безусловно, не может быть исключен, его можно просто конкретизировать и контролировать на каждом из этапов поставки товара в магазин.

Контроль поставок товара в магазин.

При централизованном управлении ассортиментом розничной сети, как правило, ассистенты категорийных менеджеров формируют заказы для магазинов либо напрямую от поставщиков, либо с собственного центрального склада. Существует и практика заказа некоторых групп товара непосредственно в магазинах. В любом случае, желательно регламентировать процедуру поставки товара в магазин. Очень важно, чтобы ответственный за этот бизнес- процесс менеджер предварительно согласовывал тс поставщиком (центральным складом) точное время прибытия машины с товаром в магазин, так как это позволит оптимизировать работу в зоне приемки товара в магазине. Целесообразно в данном Плане указывать поставщиков, которым необходимо произвести возврат или обмен товара.

Корректное составление и соблюдение Плана поставок позволяет планировать работу менеджеров приемки товара, персонала торгового зал, а в конечном итоге значительно сократит время движения товара от поставщика до покупателя.

ОБРАЗЕЦ. (Выдержка из описания бизнес-процесса «Поставка товара в супермаркт»)
План поставки и возврата товара

п/п

Время

Поставщик

Группа

товара

Возврат товара

Выполнение заказа

Менеджер

категории

1.

10.00

«Огрум»

Алкоголь

Нет

Да

Иванова Л

2.

11.00

«Вишенка»

Фрукты-овощи

Да

Да

Петров А.









Начальник отдела закупок:___________________ /Иващенко В.И./

(подпись)

Как разрабатывать:
В План поставок каждый менеджер по своей группе вносит информацию о планируемых машинах на следующий рабочий день
План поставки товара:

  • составляется менеджерами отдела закупки (ОЗ) ежедневно;
  • утверждается начальником отдела закупки;
  • поступает менеджерам по приему товара накануне дня поставок до 17:00 час.
  • менеджеры по приему товара могут принять только тот товар, который указан в Плане поставок на текущий день.
  • в случае, нарушения поставщиком графика поставок (привоз ранее или позже указанного срока в Плане поставок) приемка товара должна быть согласована с менеджером ОЗ по данной группе товара или с начальником ОЗ с учетом потребностей магазина и сроков реализации поставленного товара.
  • при нарушении основным поставщиком сроков поставок, невыполненный заказ может быть аннулирован и произведен заказ у поставщика-дублера. Решение об аннулировании заказа и заказе у поставщика-дублера принимает начальник ОЗ.
  • после аннулирования заказа у основного поставщика и исполнения заказа поставщиком-дублером, товар по аннулированному заказу у основного поставщика не принимается.
  • в день поставки товара начальник и менеджеры отдела закупки контролируют факт выполнения Заказов, визируя приходные накладные от поставщиков, тем самым, контролируя анализ выполнения поставщиками своих договорных обязательств.

Профилактика пересортицы товара в магазине.
Пересортица товара представляет собой продажу или поставку вместо одного товара другого, со сходными свойствами, но отличающегося артикулом и ценой.
Она может возникнуть при:

  • приемке товара;
  • оприходовании товара;
  • реализации через кассы.

Руководители не всегда обращают внимание на проблему пересортицы, считая, что размеры потерь невелики, некритичны и в определенной степени могут быть перекрыты излишками. К сожалению это не так. При большом товарообороте пересортица может превратиться в серьезную проблему для торговых предприятий.

Поэтому руководителю торгового предприятия необходимо контролировать возникновение пересортицы и принимать меры к ее устранению.

Различают два вида пересортицы.

Межпартионная пересортица.

Пересортица между партиями одного товара, возникает, как правило, из-за несвоевременности ввода данных в систему о поступивших товарах и в этом случае возникает межпартионная пересортица.

Для ее автоматического устранения в программном обеспечении используется процедура - Формирование документа межпартионной пересортицы.
Система автоматически выявит партионные товары, имеющие отрицательные остатки на партии, у которых при этом остаток на базовой карточке не отрицателен. Документ будет акцептованным.

В результате устранения пересортицы, общая величина остатка в подразделении не изменяется, так как отрицательные остатки товара на одной партии -уничтожаются‖ за счет положительных остатков на другой.

Документ устранения пересортицы может быть сформирован вручную. В этом случае, возможен перенос положительного остатка с одной парии на другую (в данном варианте не обязательно, чтобы на ней был отрицательный остаток).

Форма ввода строки разделена на две части: списание и приход. Количество списываемого товара не может быть больше остатка выбранной партии.

При проведении межпартионной пересортицы можно установить проверку на идентичность поставщиков данных партий товара и закупочных цен поставок. Это определяется настройкой ролей пользователя в программном обеспечении.

Пересортица между базовыми товарами.

Пересортица между базовыми товарами - это одновременное наличие как излишков, так и недостач запасов товаров, имеющих в основе одно и тоже наименование (например, Сосиски молочные Компомос и Сосиски молочные Черкизовский завод).

Путем проведения процедуры устранения пересортицы между базовыми товарами, недостача одного товара покрывается за счет излишков другого товара того же наименования.

Формирование данного документа происходит аналогично формированию документа межпартионной пересортицы вручную. Для устранения пересортицы выбирается только партионный товар.

Причины возникновения пересортицы.

Пересортица всегда возникает по вине сотрудников: товароведов, менеджеров, продавцов, кладовщиков, кассиров, причем эти ошибки могут быть как в пользу покупателей, так и продавцов.

Появлению пересортицы и усугублению ее последствий способствуют:

  • непрофессионализм персонала;
  • отсутствие или нарушение Правил приемки и оприходования товара;
  • отсутствие запрета на узлах расчета реализовывать каждую единицу товара;
  • безнаказанность за допущенные ошибки, повлекшие за собой пересортицу;
  • невнимательность при отборе образцов товара при его приемке, особенно товара в ассортименте;
  • приемка товара без использования терминала сбора данных;
  • невнимательность сотрудников фасовки при предпродажной подготовке товара;
  • задваивание операционистами карточек на один и тот же товар с разными штрихкодами;
  • продажа разных товаров, имеющих одинаковую цену, но разный штрихкод, как один и тот - же товар;
  • при обмене товара у поставщика, не производится обмен товара на товар с аналогичнымштрихкодом.

Чем опасна пересортица?

В результате образовавшейся пересортицы:

  • возникает недостача по отдельным номенклатурным позициям, которую не всегда можно компенсировать образующимися излишками;
  • появляется вероятность прямой потери денежных средств;
  • создается путаница в бухгалтерском учете, товарных отчетах, и как следствие - большие потери времени различными службами;
  • заказы товара могут быть некорректными, так как они составляются на основании неверных учетных остатков;
  • теряется доверие со стороны покупателей, особенно тогда, когда ошибка при оплате товара произошла не в их пользу.

Сам факт наличия пересортицы свидетельствует о проблемах, связанных с отсутствием стандартизации бизнес-процессов товародвижения, контроля за их выполнением со стороны директора магазина, безнаказанностью виновного в пересортице персонала. В результате пересортица влияет на финансовый результат деятельности торгового предприятия и в определенной степени снижает культуру обслуживания покупателей.
Можно ли избежать пересортицу товара в розничном магазине? Считаю, что можно. Практика показывает, что на каждом торговом предприятии, исходя из собственного опыта, вырабатываются свои, уникальные способы борьбы с пересортицей.

На мой взгляд, единственное решение проблемы пересортицы лежит в предотвращении возможных случайных ошибок работников.
Для этого необходимо:

  • разработать и контролировать выполнение должностных инструкций персонала, имеющих прямое отношение к возникновению пересортицы;
  • постоянно проводить разъяснительную работу с персоналом;
  • максимально автоматизировать торгово-технологические процессы;
  • назначить ответственное лицо за регистрацию товаров в базе данных, возможно, обязать каждого менеджера категории - заводить карточки на новый товар своей группы;
  • ответственные менеджеры должны формировать отчеты «Товары без движения» и проверять по нему фактические остатки;
  • проводить мини-ревизии по проблемному товару своей группы.

Особое внимание директору магазина следует обратить на работу с персоналом. Необходимо вести работу в направлениях повышения квалификации и усовершенствования материальной ответственности. Применять систему материальной ответственности следует к работникам, обладающим должной квалификацией, разбирающимся в оформлении товаросопроводительных документов, умеющим грамотно составлять товарные отчеты, проводить инвентаризации.

Целесообразно также периодически проводить аттестацию сотрудников, оценивать уровень их знаний и практические навыки.
При действенной системе материальной ответственности внимание сотрудников заметно повышается, а вероятность появления пересортицы значительно снижается.

Автоматизация торговых процессов в целях устранения пересортицы включает в себя использование торговым предприятием штрихового кодирования товаров.

Его применение с использованием различных сканирующих устройств в зонах приемки и узлах расчета существенно снижает возможность возникновения пересортицы.

Практика показывает, что существенно уменьшить вероятность возникновения пересортицы можно, выделив отдельные этапы торгово-технологического процесса (приемку, обработку, хранение товаров, продажу и т. д.) и внедрив на каждом из них систему контроля.
Правильно организованная, стройная система материальной ответственности всех сотрудников, отвечающих за работу с ассортиментом, в розничной компании - является ключевым фактором в присутствии на полках магазинов нужного для покупателей ассортимента и предоставления им возможности любой из товаров выбрать и именно его оплатить на кассе, не услышав при этом: «Извините, этот товар я не могу Вам «пробить» - на нем нет штрихкода....

Опубликовано в Журнале "Управление магазином", 2010 г.



Новоселова Наталия Алексеевна
Тэги: ассортимент пересортица работа с поставщиками договор поставки



 Голосов: 0



Для добавления отзыва необходимо зарегистрироваться или авторизоваться

Авторы раздела


Облако тэгов
kpi мотивация банки 1С:ВДГБ управление семинар выберу.ру рейтинг финансы kpi-управление вебинар управление персоналом мотивация персонала маркетинг продажи нейминг брендинг управление по целям vbr.ru автоматизация брендинговое агентство конференция предприятие bsc обучение crm нейминг агентство эффективность брендинг агентство целевое управление нейминговое агентство ССП ТОиР бизнес тренинг разработка бренда пиар создание бренда пиар агентство incosol нейминг торговой марки название нейминг лучшее брендинговое агентство России нейминг фирмы брендинговое агентство москва неймер торговая марка название оценка персонала стоимость брендинга брендинг цена АУЗ оплата труда kpi-менеджмент стоимость менеджмент Литягин mbo оценка
Каталог@Mail.ru - каталог ресурсов интернет Rambler's Top100
О САЙТЕ
НОВОСТИ
ОСНОВНЫЕ РАЗДЕЛЫ
ПРИСОЕДИНЯЙТЕСЬ

© 2009-2014. При поддержке компании KPI Lab. Права на все изображения и материалы, представленные на портале, принадлежат их владельцам.
При использовании материалов с портала активная ссылка на www.kpilib.ru обязательна.
Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями использования сайта.
Для связи с администрацией используйте форму контакта.
Карта сайта