Разъясните по полям в Битриск24

Только начинаю разбираться с Битрикс24, поэтому, возможно, вопрос глупый. Хочу сделать простую автоматизацию: когда менеджер отмечает, что клиент оплатил заказ, должна автоматически создаваться задача на склад и уходить уведомление клиенту. Почитал про роботов, но постоянно упираюсь в какие-то поля. Одни системные, другие пользовательские, где-то пишут про обязательные поля, где-то про множественные. Не могу понять, как вообще правильно это всё организовать, чтобы потом не пришлось переделывать. Есть какое-нибудь нормальное объяснение именно про поля в Битрикс24? Для чего каждый тип нужен и как они потом используются в автоматизации?