Внедрение системы документооборота - это затраты для компаний и тех, кто принял решение о переходе на СЭД. Всем интересно, как это повлияет на экономику компании после внедрения? И какая работа СЭД считается эффективной?
В первую очередь, сразу заметно, как ускоряется выполнение тех или иных типовых операций. Информация по компании распространяется намного быстрее. Время подготовки, а так же получения информации, заметно сокращается, как и средняя длительность бизнес-транзакций и количество их выполнения за определенное время. При наличии библиотеки документов, устраняется «узкое место» в работе с документами (долгий поиск, копии), ускоряется процесс понимания новыми сотрудникам бизнес-компании, а так же выполнение своих обязательств, снижается время на осуществление взаимодействий с сотрудниками компании.
Все преимущества СЭД, измеримые в финансах, определяются благодаря снижению огромного количества шкафов и полок, на которых хранятся бумажные документы, очищается огромное количество площади, освобождаются сервера, на которых хранится огромное количество копий этих документов.
Но все-таки компании важна полная экономическая эффективность в итоге. Сложно измерить влияние СЭД на нее напрямую. По мнению эксперта, в СЭД нет прямой зависимости со стороны ее эффективности в экономике. Каждое увеличение эффективности процессов в бизнесе, увеличение производительности сотрудников, которые работают с бумагами, экономия времени имеют только косвенное действие на производительность компаний.
Но так же специалисты предостерегают от необоснованного скепсиса: существует мнение, что одноразово оценивать эффективность СЭД нельзя, так как и сами преимущества будут мнимыми. Но это вовсе не так.
Множество заказчиков приводят настоящие цифры: увеличения продаж в объёме 20% в результате внедрения электронной системы обработки, построенной на СЭД, экономичность грузовика бумаги за год.
Наиболее эффективно оценивать главные преимущества в экономике компании после перехода на СЭД тех организаций, где документы имеют важное значение, к примеру, в лицензировании и законотворческой деятельности, там, где поддерживают выпуск основных продуктов (конструкторская документация) или документы нужны для основных процессов (документация при выдаче кредита в банке).
Снижение затрат с материальной стороны не является главным результатом применения СЭД. Главной заслугой в этом решении является улучшенный доступ к информации и осуществление контроля за каждым процессом, а значит, процесс оперативного принятия решений и качество повышается, как и само обслуживание клиентов.
Внедряйте систему электронного документооборота вместе с www.kancler.by и ваши затраты станут удачным капиталовложением!