По итогам проекта значительно сократилось время на учет успеваемости студентов, формирование ведомостей аттестации, переаттестации и посещаемости, экзаменационных листов, карточек студентов. Кроме того, обеспечен оперативный доступ к данным об учащихся: личные данные, сведения об образовании, формирование приказов, академического и рабочего плана.
Школа-студия открылась при Московском Художественном театре в 1943 году. Инициатором ее создания был Владимир Иванович Немирович-Данченко, один из основателей Московского Художественного театра. С самого основания Школы здесь преподавали ведущие мастера Художественного театра. Сегодня в школе-студии обучается более 400 студентов. Высокий конкурс на место и авторитет образовательного учреждения приводят к ежегодному увеличению желающих учиться в ФГОУ ВПО «Школа-студия МХАТ».
Раньше в вузе учет учебных планов и личных дел студентов, формирование приказов и справок велось вручную, что отнимало много времени. Для руководства было важно сократить время на учет успеваемости студентов, формирование академических и рабочих планов, иметь постоянный доступ к базе всех студентов.
Для автоматизации работы учебного процесса был выбран продукт «БИТ-АВРОБУС:Учебная часть», так как решение максимально отвечает целям клиента и обладает доступной ценой внедрения.
После анализа рынка ИТ-компаний был выбран офис «АВРОБУС» компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ), так как он работает с учебными заведениями с 1999 года и имеет ряд своих разработок для автоматизации работы вуза.
Были автоматизированы следующие задачи:
- Ведение учебных планов;
- Формирование и хранение личных дел студентов;
- Формирование академических и рабочих учебных планов;
- Учет успеваемости студентов (регистрация оценок по дисциплинам, формирование ведомостей, рейтинговая оценка знаний);
- Формирование приказов, регламентирующих процесс обучения (о зачислении, отчислении, переводе, утверждении тем курсовых и дипломных работ и др.);
- Формирование и печать справок по студенту (в том числе академической справки, учебной карточки по форме №13/14), формы диплома и приложения к диплому;
- Получение отчетности в различных разрезах: студенты, факультеты, формы и сроки обучения, учебные года, группы, специальности, специализации, дисциплины, оценки и др.
Проект реализован в течение 4-х месяцев, было автоматизировано 6 рабочих мест в учебной части и деканатах.
Итоги проекта:
- В несколько раз уменьшился срок формирования академического учебного плана, печатных форм академического учебного плана, дисциплин по кафедрам, заполнение рабочего учебного плана.
- Значительно сократилось время на регистрацию оценок студентов, рейтинговую оценку знаний, формирование ведомостей аттестации и переаттестации, посещаемости, экзаменационных листов и карточек студентов.
- Обеспечен оперативный доступ к информации об учащихся: личные данные, сведения об образовании и успеваемости.
- Удалось практически избежать ошибок в отражении данных об учебном процессе.
Ларичкина Галина Васильевна, проректор по экономике и финансам:
«Мы довольны результатом внедрения системы «БИТ-АВРОБУС:Учебная часть». В итоге проекта нам удалось избежать ошибок в отчетности, обеспечить постоянный доступ к данным об учащихся. В дальнейшем мы планируем сотрудничать по сопровождению решения с компанией БИТ».