Внедрение процессного подхода с помощью Fox Manager ФМ
Актуальность внедрения процессного подхода к управлению не вызывает сомнений у большинства управленцев, ведь практически каждое предприятие на сегодняшний день работает по устоявшимся бизнес процессам, даже если они не описаны и не контролируются. Любая последовательность выполняемых действий, ведущая к созданию определенного продукта, услуги или просто имеющая практическую ценность для предприятия, называется бизнес процессом.
Программы для бизнес-моделирования
В последние годы наблюдается тенденция актуализации специализированного программного обеспечения для построения бизнес процессов, в то время как раньше данный класс программ находился в тени более массовых продуктов, таких как системы документооборота и CRM системы. На рынке систем бизнес моделирования представлено великое множество программного обеспечения, зачастую кардинально отличающегося не только стоимостью, функциональностью, нотацией, но и методикой моделирования системы управления. Условно все представленные программные продукты можно разделить на динамические и статические по типу реализуемой процессной модели предприятия.
Статические процессные модели позволяют описать всю деятельность предприятия в виде бизнес процессов, установить между ними связи, распределить ответственность за выполняемые функции между персоналом. Как правило, такие программные продукты также используются для автоматического формирования должностных инструкций, положений о подразделении и регламентов процессов.
Динамические процессные модели позволяют не только построить, но и в реальном времени «исполнять», построенные бизнес процессы. В таких системах, как правило, строятся только наиболее важные с точки зрения руководителя процессы, которые необходимо контролировать с особой тщательностью. Для полноценной работы подобных систем у каждого участника процесса должно быть своё рабочее место и ПК с доступом к базе данных.
О программе Fox Manager ФМ
К моменту, как мы начали разработку собственной системы для моделирования и оптимизации бизнес процессов, на рынке уже существовали довольно успешные продукты как отечественных, так и западных разработчиков. Естественно мы не видели смысла в разработке «ещё одной» системы моделирования бизнес-процессов, которая бы имела лишь косметические отличия от конкурирующих продуктов. Главной же проблемой на пути к массовому распространению систем бизнес моделирования нам виделась сложность моделирования и внедрения подобных систем в деятельность малых и средних предприятий. Ведь не даром, большинство программ для бизнес моделирования, в отличие от тех же CRM-систем, помимо руководства пользователя сопровождаются массивными методиками по построению системы управления на базе своего программного продукта. Поэтому главной своей задачей мы видели создание доступного инструмента для бизнес моделирования, который бы при желании мог быть внедрён заказчиком самостоятельно без дополнительного обучения и консультирования. С момента выхода первой версии программы в июле 2007 года, нашими заказчиками стали более 200 предприятий в России, Украине и странах бывшего СНГ. Среди покупателей Fox Manager ФМ есть не только предприятия малого и среднего бизнеса, но и представители крупного бизнеса со штатом, превышающим несколько тысяч человек. Мы также сотрудничаем с ведущими ВУЗами России и Украины и многие из них включили в свою программу обучения занятия и семинары по работе с системой Fox Manager ФМ Pro.
Функциональность Fox Manager ФМ
За несколько лет своего развития программа Fox Manager ФМ эволюционировала с простого инструмента для построения бизнес процессов и генерации регламентирующей документации в серьёзную систему для бизнес моделирования, сохраняя при этом основные свои достоинства: простоту использования и доступную цену. Невысокая стоимость владения системой обусловлена также тем, что мы не берём деньги за обновления программы и оказываем техническую поддержку бесплатно на протяжении всего жизненного цикла продукта.
На сегодняшний день система Fox Manager ФМ Pro включает в себя следующие функциональные модули:
- Построение и оптимизация оргструктуры;
- Управление сотрудниками предприятия;
- Управление поставщиками и поставками;
- Моделирование бизнес процессов;
- Система документации;
- Встроенные отчёты;
Выбор вышеперечисленных модулей не случаен, все они взаимосвязаны и необходимы для полноценного моделирования бизнес процессов. Например, не построив организационную структуру, Вы не сможете грамотно распределить ответственность за функции и процессы, а также построить систему контроля; не назначив сотрудников на должности, Вы не сможете рассчитывать стоимость выполнения процессов и загрузку персонала на каждой должности. Используемые в процессах ссылки на документы нужно учитывать, для этих целей в программу встроена система документации, позволяющая вести учёт ревизий, мест хранения и распределять доступ к документам.
Ниже мы вкратце рассмотрим более подробно функциональность основных модулей программы.
Организационная структура
Многие специалисты не уделяют достаточного внимания формированию организационной структуры предприятия, предпочитая сразу перейти к описанию бизнес процессов. Однако этого делать нельзя, поскольку грамотно построенная структура позволит в дальнейшем избежать множества потенциальных ошибок в процессной модели. Типы выполняемых функций в процессах должны соответствовать занимаемой должности, например, руководители должны нести ответственность за бизнес процессы в целом, выполняя при этом большинство контрольных, руководящих и аналитических функций, в то время как производственные должности должны выполнять в большинстве своём исполнительные функций. Корректно сформированные подразделения в организационной структуре помогут правильно выделить основные группы процессов, которые в программе Fox Manager ФМ называются «категориями процессов». Эти категории, по сути, являются направлениями деятельности компании, ответственность за которые несёт подразделение или руководитель этого подразделения.
Построение организационной структуры в программе Fox Manager ФМ не должно вызвать трудностей даже у новичков. Древовидная иерархическая структура, отображающая административную подчиненность должностей, строится в левой части экрана, в то время как в правой части автоматически строится её графическое отображение. Пользователь может самостоятельно выбрать, какие поля он хочет отображать в структуре, например, вакансии или ответственность за процессы, также существует возможность подсвечивать подразделения в различные цвета и назначать замещение и совмещение должностей. Более требовательные пользователи, желающие отобразить на организационной структуре какие-либо дополнительные связи, могут воспользоваться встроенным графическим редактором, оптимизированным специально под построение оргструктур.
Отличительной особенностью программы Fox Manager ФМ является встроенная система анализа, которая может выявить большинство типичных ошибок, допускаемых при построении организационных структур, например: несоответствие типа должности выполняемым функциям, перенесение должностных обязанностей с одной должности на другую, излишнее или недостаточное количество подчиненных, диспропорцию руководящих, производственных и дополнительных должностей и многое другое.
Построение бизнес процессов
Построение бизнес процессов - самая трудоёмкая часть работы в любой программе предназначенной для бизнес моделирования. В программе Fox Manager мы используем наиболее простую для построения и восприятия нотацию Basic Flow Chart, аналогичную той, что применяется в Microsoft Visio, но с разделением функций на типы и возможностью заполнения дополнительных параметров на каждую функцию. Для того чтобы ещё больше упростить задачу построения процессной модели, программа автоматически генерирует схемы взаимодействия процессов для каждой категории с учётом ссылок, проставленных пользователем в бизнес процессах. Построение процессов максимально автоматизировано, внесение изменений в организационную структуру или систему документации мгновенно отразится в бизнес процессах.
Владельцы Pro версии имеют возможность задать для каждой функции частоту и время выполнения, что позволит провести стоимостной анализ процессов, а также увидеть на какие функции тратится больше всего времени и денег.
Встроенный анализ поможет обнаружить «узкие места» и ошибки в построенной процессной модели предприятия, такие как: отсутствие ответственности за определенные функции, неверное распределение ответственности за процессы и категории, отсутствие документов или присутствие ссылок на неутвержденные документы и многое другое.
Система документации
Встроенная система документации - отличное место для хранения всех документов, на которые Вы ссылаетесь в построенных процессах. Естественно Fox Manager ФМ не сможет заменить полноценную систему документооборота, но с помощью программы Вы сможете создать архив документов, вести учёт ревизий и мест хранения, распределить ответственность и доступ к каждому документу, а также получать отчёты о статистике использования документов и напоминания о необходимости пересмотра просроченных документов.
Наша система документации также распространяется, как отдельный программный продукт под названием ISO 9001 DocFlow и может быть использована абсолютно бесплатно всеми желающими.
Отчёты программы
В модуле «Отчёты», пользователи смогут сформировать должностные инструкции, положения о подразделении и регламенты процессов. Для предприятий, сертифицированных по ISO 9001:2008 или только планирующих это сделать будет полезна возможность генерации руководства по качеству с возможностью проставления ссылок на построенные процессы, документы и поставщиков. Для всех генерируемых программой документов существует возможность настройки их внешнего вида и применения встроенных русскоязычных шаблонов.
Среди других полезных отчётов - возможность учёта месячных затрат на персонал, формирование штатного расписания, учёт вакансий, учёт загрузки персонала работой, отчёт по стоимости процессов и функций, отчёт по времени выполнения бизнес процессов и другие полезные отчёты.
Результат внедрения
Деятельность по моделированию бизнес процессов и переход к процессному управлению - серьёзный шаг для любого предприятия, требующий зачастую значительных временных и денежных затрат. Прежде чем приступить к построению процессной модели Вы должны быть уверены, что услуга или продукция, которую Вы выпускаете, достаточно качественная и конкурентоспособная, так как нет смысла описывать технологию производства продукции, которая в любом случае никому не нужна. В нашем программном продукте мы постарались автоматизировать большинство выполняемой рутинной работы и сделать возможным работу в программе для любого грамотного управленца без необходимости в дорогостоящем обучении или привлечении внешних консультантов. Преимущества, получаемые от внедрения процессного подхода, в большинстве случаев значительно превышают затраченное время и средства. Регламентирующая документация Вашей компании всегда будет отображать реальное положение вещей на предприятии, каждый сотрудник будет достоверно знать, за какие функции он отвечает, и какой документацией ему следует руководствоваться. Руководитель сможет оценить эффективность бизнес-процессов и устранить «узкие места».
Процессная модель - это также эффективный инструмент, на базе которого можно провести реструктуризацию бизнеса; чётко зная ответственность и загрузку каждого сотрудника, руководитель сможет принимать обоснованные решения о перераспределении ответственности и сокращении некоторых функций и должностей.
Процессные модели привязаны к должности, а значит, любой новый сотрудник всегда сможет без особого труда воспроизвести действия предыдущего. Таким образом, знания накопленные сотрудниками компании всегда остаются внутри нее, что разрушает миф о «незаменимости сотрудников» и позволяет компании постоянно совершенствовать накопленный опыт без особых рисков сбоя или полной потери контроля над процессами.