Сайт: www.piter-soft.ru
Эл почта: info@piter-soft.ru
Тел: (812) 333-08-60
«Питерсофт: Управление процессами» - продукт класса BPMS (Business-Process Management Solution), предназначенный для автоматизации бизнес-процессов организации (процессного управления), а также ведения электронного документооборота и управления процессами взаимодействия между подразделениями на основе системы показателей KPI.
Продукт представляет собой инструмент для автоматизации процессного управления, при помощи которого сначала происходит моделирование бизнес-процесса от начала до конца, а затем автоматически выполняется последовательность шагов, заданная моделью. После того как процесс запущен, продукт автоматически контролирует эффективность бизнеса, опираясь на значения фактических показателей бизнес-процессов и сравнивая их с эталонными. Совокупность процессных и учетных показателей является инструментом руководителя для анализа фактического состояния предприятия - KPI (key performance indicators). Также продукт обладает функциональными возможностями полноценной системы электронного документооборота и архива документов.
Назначение продукта
Примененные при разработке «ПитерСофт:Управление процессами» управленческие методологии, а также возможность интеграции с учетной системой, позволили создать продукт, который может быть использован в управлении любой организацией, в которой протекают деловые процессы (например, обслуживание заказа клиента, приемка или отгрузка товаров со склада, согласование документа и другие процессы).
Таким образом, «ПитерСофт:Управление процессами» позволяет эффективно управлять различными областями деятельности практически любого предприятия.
Потенциальное использование продукта для практически любой компаний объясняется:
- Возможностью объединения продукта с любой конфигурацией 1С
- Методологической поддержкой
- Перспективностью и надежностью продукта
Однако для компаний, обладающих некоторыми характеристиками, продукт «ПитерСофт:Управление процессами» будет особенно полезен.
Так наиболее острая необходимость в продукте возникает у организаций, которые:
- Имеют сложную организационную структуру (холдинги, группы компаний)
- В основном процессе используют квалифицированных специалистов различных направленностей
- Используют разнородные средства автоматизации, процессами в которых необходимо управлять (1С, MS Excel, управление оборудованием и др.).
- Должны предоставлять безупречное качество работы
- Применяют бизнес-процессы, занимающие время от нескольких часов
- Запускают разные экземпляры процесса неравномерно
- Обладают большой численностью управляющего и офисного персонала
- В основной деятельности используют сложные, от 4-5 ступеней, схемы взаимодействия между подразделениям
Применение продукта
«ПитерСофт: Управление процессами» позволяет управлять процессом на протяжении всего его жизненного цикла. С одной стороны, это позволяет особенно эффективно раскрыть идеологию BPM, с другой - организовать управление согласно управленческому циклу постоянного совершенствования PDCA. Эта взаимосвязь является хорошей базой для построения усовершенствованной системы управления, и использование «ПитерСофт Управление процессами», в свою очередь, позволяет:
- Создать систему управления процессами предприятия. Добавляя к функционалу типового решения фирмы 1С «Управление производственным предприятием» модуль управления процессами, компания вплотную подходит к созданию корпоративной информационной системы класса ERPII на платформе 1С:Предприятие 8, позволяющей:
|
|
на основе механизма управления потоками данных, обеспечивая информационный обмен, правильную и своевременную последовательность выполнения работ разными подразделениями, контроль получения результата службой-заказчиком. |
|
|
с помощью которого руководитель своевременно узнает о возникновении проблемной ситуации, и может предпринять корректирующие действия для ее устранения. |
|
|
в любой момент позволяющее определить, в каком состоянии и у какого сотрудника находится инициированная им задача, и являющееся мощным инструментом мониторинга процессов и планирования взаимодействий с клиентами. |
|
|
позволяя без потерь времени и информации выполнять последовательность работ, связанную с этапами обработки документа. |
- Осуществить подготовку к внедрению и организовать обеспечение функционирования СМК (системы менеджмента качества) на предприятии. Программа позволяет реализовать следующие положения стандарта ISO 9001:2000:
|
|
являющийся основой системы менеджмента качества. Описать и оптимизировать наиболее важные процессы организации, разработать новые процессы согласно положениям стандарта, а также контролировать выполнение этих процессов. |
|
|
такие как утверждение и актуализация документов, распространение регламентов, управление записями. |
|
|
как внутренних, так и связанных с внешними потребителями и поставщиками, определить целевые значения этих показателей, контролировать и управлять качеством выполнения процессов. |
|
|
для анализа и определения причин несоответствий на основе фактических значений показателей качества, а также управлять мероприятиями, корректирующими несоответствия. |
- Создать систему поддержки электронного документооборота на основе процессного подхода.
|
|
внутри организации в визуальной форме, определить подразделения и участников, которых они затрагивают. Для этапов маршрута определить контрольные сроки прохождения и объем передаваемой между ними информации. |
|
|
и связанной с ними информации по настроенным маршрутам через постановку задач исполнителям. Оповещать исполнителей и ответственных лиц о появлении новых задач, о выполнении или об истечении срока уже поставленных задач. |
|
|
изменяя их при выполнении действий, характеризующих прохождение документом определенного этапа документооборота. На основании статуса определять права доступа к документу и перечень возможных действий с ним. |
|
|
о состоянии интересующих документов, контролировать своевременность и правильность выполнения поставленных задач, анализировать загрузку персонала и находить узкие места в работе системы документооборота. |
- Создать электронный архив документов, обеспечивающий надежное хранение электронных документов, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории изменений, быстрый и удобный поиск документов в архиве. Электронный архив «ПитерСофт: Управление процессами» позволяет:
|
|
путем создания иерархии видов документов и номенклатуры дел, а также группировать документы по общим реквизитам, присущим всем документам в архиве. |
|
|
осуществлять контроль и разграничение доступа к документу при редактировании и создании новой версии. |
|
|
как вручную, так и автоматически из бизнес-процесса. |
|
|
по реквизитам и по тексту документа, а так же поиск документов, удовлетворяющих заданным условиям. |
- Внедрить систему мотивации на основе показателей качества. Программа позволяет построить систему мотивации персонала, основанную на достижении сотрудником, подразделением, или всей организацией запланированных результатов деятельности, показателей качества взаимодействия или выполняемых работ, а именно:
|
|
на основании которой будет осуществляться анализ деятельности, расчет премиальных и штрафов руководителям и исполнителям. |
|
|
при расчете показателей могут использоваться как произвольные данные из учетной системы, отражающие результаты деятельности предприятия, так и информация, характеризующая правильность прохождения процессов (например, процент невыполненных или просроченных задач). |
|
|
для выбранных показателей и градацию бонусов в зависимости от того, в какой диапазон попадает значение показателя. |
|
|
провести расчет и сравнение фактических значений показателей с нормативами, определить на основании настроек величины персональных штрафов или бонусов. |
- Создать основу для реализации системы стратегического управления по целям и контрольным показателям KPI. Программный продукт позволяет:
|
|
целей и методов их измерения в терминах целевых показателей. Показатели верхнего уровня будут соответствовать стратегическим целям всей компании, показатели нижнего уровня - целям структурных подразделений и оперативным задачам предприятия. |
|
|
в виде системы граничных значений для показателей за определенный период. |
|
|
через значения показателей, оперативно отслеживая и корректируя отклонения. |
|
|
на основе которой корректировать нормы для показателей, систему целей, и проводить мероприятия, направленные на достижение целей. |
Функционал программы «ПитерСофт: Управление процессами»
Функционал подсистемы «Бизнес-процессы» позволяет:
- Составить формализованное описание процессов. Каждый процесс описывается в виде последовательности задач, или работ, которые необходимо выполнить сотрудникам (исполнителям). Настройка выполняется визуально, в виде схемы или модели процесса. Схема включает в себя циклы, условия, по которым система будет определять направление движения процесса (маршрут), участки параллельного или последовательного выполнения задач, связи между процессами. Проектируется внешний вид задач, объем отображаемой информации и правила ее изменения, определяются исполнители и сроки выполнения.
- Запустить процессы на выполнение. Запуск процесса может быть инициирован как пользователем, так и произвольным событием (например, проведением документа определенного вида), либо наступлением определенного момента времени. На основании настроенных шаблонов процессов создаются экземпляры процессов, в рамках которых исполнителям ставятся задачи. Помимо обычных задач в ходе процесса могут выполняться обработки - автоматические действия над объектами системы, например, создающие новые документы и заполняющие их на основании данных из процесса.
- Оповещать сотрудников о появлении новых задач. Система предупреждает исполнителей и ответственных лиц о появлении новых задач, о приближении срока выполнения задачи. Оповещение может осуществляться внутри системы, либо по электронной почте. Сотрудники, выполнив поручение, вносят в задачу необходимую сопутствующую информацию, которая после выполнения задачи сразу становится доступна другим участникам процесса.
- Контролировать ход выполнения процессов. С помощью отчетов руководитель в любой момент времени может выяснить, на каком этапе находится выполнение той или иной задачи, в каком статусе находится интересующий его документ, собрать статистику выполнения задач за разные периоды времени, определить, какие задачи и какими сотрудниками не были выполнены вовремя.
- Осуществлять обмен информацией с документами системы. Помимо передачи параметров между задачами и подпроцессами внутри бизнес-процесса, существует возможность передачи заданных параметров из бизнес-процесса в документы, и наоборот.
- Определить для любых документов системы индивидуальные наборы статусов, отражающие их состояние, и управлять статусами при выполнении действий над документами.
- Настраивать гибкие ограничения доступа к данным. Возможности обмена данными между документами системы и процессами позволяют просто и эффективно реализовать коллективную работу пользователей над одним документом, однозначно определяя при этом зоны ответственности каждого исполнителя, с точностью до полей документа.
- Проанализировать информацию о выполнении процессов и на основе результатов анализа оптимизировать процессы организации.
Функционал подсистемы «Показатели» позволяет:
- Задать плановые значения показателей, определяющих эффективность деятельности компании.
- Рассчитать фактические значения показателей эффективности. Исходными данными для расчета является информация, накопленная при прохождении процессов.
- Анализировать показатели деятельности, сравнивать плановые и фактические значения показателя, определять процент выполнения плана и отклонения от плановых значений.
- Получать полную информацию о предприятии на основании показателей эффективности и принимать управленческие решения на основании фактических данных, получаемых в режиме Online.
- Настроить схемы мотивации и использовать показатели эффективности для расчета премиальных, бонусов и т.д.
Функционал подсистемы «Электронный архив» позволяет:
- Создать электронный архив документов, обеспечивающий надежное хранение электронных документов различных форматов, удобство просмотра и редактирования документов в архиве, и предоставляющий пользователю различные сервисные возможности для работы с архивом.
- Сформировать многоуровневую структуру архива путем создания иерархии видов документов. Архив имеет сложную иерархическую структуру с любым количеством уровней, каждый вид документа может содержать один или несколько вложенных видов. Упорядоченное хранение данных позволяет легко ориентироваться и быстро находить нужные документы.
- Настраивать карточку документа в зависимости от вида документа. Каждый вид документа имеет набор реквизитов, которым будут обладать все документы данного вида. Набор реквизитов определяет вид карточки документа.
- Установить правильную нумерацию документов. Гибкая настройка формата номера позволяет организовать нумерацию с использованием не только порядкового номера и фиксированных значений, но и реквизитов документа, а также даты создания или редактирования документа. Для разных видов документов можно задавать разные форматы номера.
- Вести номенклатуру дел. Систематизировать документооборот и хранение документов в соответствии с принятыми в организации регламентами, установить правильную нумерацию документов и формализовать делопроизводство.
- Хранить в электронном архиве несколько версий одного документа, осуществлять контроль и разграничение доступа к документу при редактировании и создании новой версии.
- Гибко ограничивать доступ для сотрудников различных полномочий и должностей. Доступ к видам документов может быть настроен отдельно для каждой роли. Права на просмотр и изменение устанавливаются индивидуально для каждого вида документов.
- Создавать документы в электронном архиве по выбранному шаблону. Файл документа может быть загружен с диска, либо создан по шаблону, при этом текстовые поля файла будут содержать значения реквизитов документа. Создание документа по шаблону позволяет установить соответствие между номером документа в архиве и номером документа, содержащимся в файле.
- Искать документы в архиве как по реквизитам документа, так и по содержимому файла, а также документы, удовлетворяющие дополнительно заданным условиям.
- Получать подробный отчет по архиву документов, содержащий список документов, удовлетворяющих заданным пользователем условиям, и значения реквизитов документов. Отчет можно сформировать как по всему архиву, так и по документам определенного вида.
- Работать с архивом документов через бизнес-процесс. Программа «ПитерСофт: Управление Процессами» позволяет бизнес-процессу обращаться к документам в архиве, а также создавать новые документы. Реализована возможность передачи информации из задачи бизнес-процесса в карточку документа и заполнения задачи по данным из карточки документа. Кроме того, возможности программы позволяют создавать внешние документы Word из бизнес-процесса по заданному шаблону и заполнять текстовые поля файла информацией из реквизитов бизнес-процесса.
«ПитерСофт: Управление процессами»: Эффекты от внедрения
Программный продукт «ПитерСофт: Управление процессами» позволяет управлять различными областями деятельности предприятия и оказывать ряд эффектов на компанию в целом.
Таким образом, основными эффектами от внедрения «ПитерСофт: Управление процессами» являются:
- Прозрачность процессов, протекающих в организации, повышение управляемости.
В любой момент времени можно выяснить, на каком этапе находится выполнение задачи, в каком статусе находится документ, а также собрать статистику выполнения задач за разные периоды времени.
- Повышение исполнительской дисциплины.
Полный контроль над всеми этапами работ и персональное назначение задач стимулирует сотрудников к более ответственному выполнению своих обязанностей, повышение формализованности процессов уменьшает влияние «человеческого фактора» и риск ошибок.
- Выявление «узких мест» в работе организации.
Анализируя статистику выполнения процессов, можно определить участки с наибольшим количеством выполненных с ошибками или просроченных задач, и принять меры по их устранению.
- Сокращение издержек по работе с персоналом.
Работа с программой позволяет повысить взаимозаменяемость исполнителей и облегчить обучение новых сотрудников.
- Целенаправленность деятельности компании.
Программа позволяет создать понятную систему оценки эффективности работы сотрудников, подразделений и организации в целом на основе показателей эффективности, и направить деятельность всех участников процесса на достижение конкретных целей компании.
- Создание единого информационного поля.
Объединение разнородных информационных систем в единое целое.
- Безопасность.
Система обеспечивает доступ к данным строго в соответствии с назначенными правами пользователей, а все действия с данными протоколируются.
- Снижение количества ошибок при передаче информации.
- Оптимальная мотивация персонала.
Ориентация на запланированные показатели эффективности позволяет создать прозрачную и объективную систему мотивации.
- Экономия времени руководителей.
Сложный процесс один раз настроен и не требует постоянного контроля и надзора, средства мониторинга доступны в реальном времени со своего рабочего места.
- Экономия времени сотрудников.
Система уведомлений и напоминаний помогает сотрудникам правильно организовать свою и совместную работу, повышается координации деятельности и уменьшается время на поиск нужной информации. Программа позволяет избежать многократного ввода одних и тех же данных, используя в процессах информацию из документов учетной системы, и наоборот, создавая или модифицируя документы на основе информации из бизнес-процессов.
