Деловая переписка является одним из важнейших средств взаимодействия организации с внешним миром - коммерческими контрагентами, государственными органами и общественными организациями.
Выстраивание эффективной работы с корреспонденцией является одной из важнейших задач руководителя. Первостепенность данной задачи обусловлена, в первую очередь, необходимостью оперативного реагирования на знаки обратной связи, выражаемые контрагентами в переписке.
Безусловно, значимость и количество корреспонденции зависят от отраслевой принадлежности предприятия. Именно этим же объясняются сложившиеся в качестве деловых обычаев правила документирования отношений с заказчиком и подрядчиками в строительной деятельности, с покупателями и поставщиками в оптовой торговле и т.п.
Кроме того, на специфику переписки оказывает влияние и такой фактор, как размеры самого предприятия. В больших компаниях оперативная переписка между подразделениями, зачастую, перерастает в систему запросов и отписок, направленную не на решение вопроса по существу, а на изображение бурной деятельности или документирование объективной невозможности достигнуть желаемого результата.
Отсутствие системности в управлении корреспонденцией приводит на больших предприятиях, к отсутствию единства в позиции предприятия, а, зачастую, и к ее полной противоречивости. Такой результат обуславливается вовлеченностью в деловую переписку с контрагентом нескольких функциональных подразделений предприятия.
Актуальность выстраивания системного подхода к управлению корреспонденцией связана с решением двух важнейших для предприятия задач:
1) Формирование и последовательное воспроизведение в объективной форме позиции предприятия по оперативному вопросу, способного лечь в основу договорного спора - срыв сроков согласования, поставки или исполнения, ненадлежащее качество товаров, работ, услуг и т.п.
2) Оперативное реагирование на сигналы обратной связи по оперативным вопросам, способным лечь в основу договорного спора путем выдачи руководителем распоряжений по устранению недостатков, недоделок, нарушений и пр.
В силу вышеизложенного, выстраивание эффективной работы с корреспонденцией представляет собой меру превентивного характера, позволяющую существенно снизить правовые и административные риски предприятия. Через деловую переписку контрагенты выражают свою неудовлетворенность или наличие нареканий, которые в последующем могут перерасти в претензии, иски и предписания. Своевременное устранение причин, лежащих в основе таких нареканий, заблаговременное формирование единой позиции организации существенно усиливает как правовую позицию предприятия в договорном споре, так и способствует повышению эффективности его работы в целом.
Работа по управлению корреспонденцией должна инициироваться и контролироваться юридической службой, поскольку именно юридическая служба заинтересована в повышении качества управления корреспонденцией. Корреспонденция является одним из важнейших доказательств в гражданском и арбитражном процессе. Однако, для того, чтобы корреспонденция приобрела статус доказательства, сторона должна обеспечить не только системное хранение переписки, но и доказательств ее отправки и получения контрагентом.
С учетом многообразия форм переписки (электронная, факсимильная, почтовая) необходимо, в первую очередь, жестко зарегламентировать использование той или иной формы для отправления того или иного вида сообщения, а также полномочия должностных лиц на подписание тех или иных документов оперативного характера. Так, например, для отправки уведомления о готовности к отгрузке необходимо использовать средство факсимильной связи, а для отправки коммерческого предложения - средства электронной почты.
По результатам данной работы необходимо подготовить для утверждения руководителем предприятия соответствующие внутренние нормативные документы (положения или регламенты), а также внести соответствующие изменения в шаблонные формы договоров.
Основой выстраивания управления корреспонденцией на предприятии как системы является предоставление беспрепятственного доступа к корреспонденции заинтересованным лицам, жесткая централизация функции контроля за исполнением резолюций на входящую корреспонденцию, а также жесткая централизация функции контроля за единообразием позиции в исходящей корреспонденции. Последняя при этом, являясь инструментом предпретензионного (или предсудебного) урегулирования спора, попадает в сферу профессиональной ответственности юридической службы.
