Войти / Зарегистрироваться

Управление корреспонденцией как средство снижения правовых рисков

Деловая переписка является одним из важнейших средств взаимодействия организации с внешним миром - коммерческими контрагентами, государственными органами и общественными организациями.

Выстраивание эффективной работы с корреспонденцией является одной из важнейших задач руководителя. Первостепенность данной задачи обусловлена, в первую очередь, необходимостью оперативного реагирования на знаки обратной связи, выражаемые контрагентами в переписке.

Безусловно, значимость и количество корреспонденции зависят от отраслевой принадлежности предприятия. Именно этим же объясняются сложившиеся в качестве деловых обычаев правила документирования отношений с заказчиком и подрядчиками в строительной деятельности, с покупателями и поставщиками в оптовой торговле и т.п.

Кроме того, на специфику переписки оказывает влияние и такой фактор, как размеры самого предприятия. В больших компаниях оперативная переписка между подразделениями, зачастую, перерастает в систему запросов и отписок, направленную не на решение вопроса по существу, а на изображение бурной деятельности или документирование объективной невозможности достигнуть желаемого результата.

Отсутствие системности в управлении корреспонденцией приводит на больших предприятиях, к отсутствию единства в позиции предприятия, а, зачастую,  и к ее полной противоречивости. Такой результат обуславливается вовлеченностью в деловую переписку с контрагентом нескольких функциональных подразделений предприятия.

Актуальность выстраивания системного подхода к управлению корреспонденцией связана с решением двух важнейших для предприятия задач:

1)      Формирование и последовательное воспроизведение в объективной форме позиции предприятия по оперативному вопросу, способного лечь в основу договорного спора - срыв сроков согласования, поставки или исполнения, ненадлежащее качество товаров, работ, услуг и т.п.

2)      Оперативное реагирование на сигналы обратной связи по оперативным вопросам, способным лечь в основу договорного спора путем выдачи руководителем распоряжений по устранению недостатков, недоделок, нарушений и пр.

В силу вышеизложенного, выстраивание эффективной работы с корреспонденцией представляет собой меру превентивного характера, позволяющую существенно снизить правовые и административные риски предприятия. Через деловую переписку контрагенты выражают свою неудовлетворенность или наличие нареканий, которые в последующем могут перерасти в претензии, иски и предписания. Своевременное устранение причин, лежащих в основе таких нареканий, заблаговременное формирование единой позиции организации существенно усиливает как правовую позицию предприятия в договорном споре, так и способствует повышению эффективности его работы в целом.

Работа по управлению корреспонденцией должна инициироваться и контролироваться юридической службой, поскольку именно юридическая служба заинтересована в повышении качества управления корреспонденцией. Корреспонденция является одним из важнейших доказательств в гражданском и арбитражном процессе. Однако, для того, чтобы корреспонденция приобрела статус доказательства, сторона должна обеспечить не только системное хранение переписки, но и доказательств ее отправки и получения контрагентом.

С учетом многообразия форм переписки (электронная, факсимильная, почтовая) необходимо, в первую очередь, жестко зарегламентировать использование той или иной формы для отправления того или иного вида сообщения,  а также полномочия должностных лиц на подписание тех или иных документов оперативного характера. Так, например, для отправки уведомления о готовности к отгрузке необходимо использовать средство факсимильной связи, а для отправки коммерческого предложения - средства электронной почты.

По результатам данной работы необходимо подготовить для утверждения руководителем предприятия соответствующие внутренние нормативные документы (положения или регламенты),  а также внести соответствующие изменения в шаблонные формы договоров.

Основой выстраивания управления корреспонденцией на предприятии как системы является предоставление беспрепятственного доступа к корреспонденции заинтересованным лицам, жесткая централизация функции контроля за исполнением резолюций на входящую корреспонденцию, а также жесткая централизация функции контроля за единообразием позиции в исходящей корреспонденции. Последняя при этом, являясь инструментом предпретензионного (или предсудебного) урегулирования спора, попадает в сферу профессиональной ответственности юридической службы.




Яргина Елена Анатольевна


 Голосов: 0



Для добавления отзыва необходимо зарегистрироваться или авторизоваться

Авторы раздела


Облако тэгов
kpi мотивация 1С:ВДГБ управление семинар вебинар kpi-управление мотивация персонала управление персоналом маркетинг продажи управление по целям автоматизация конференция брендинг нейминг bsc ССП брендинговое агентство crm эффективность целевое управление бизнес обучение тренинг предприятие оценка персонала incosol kpi-менеджмент оплата труда ТОиР Литягин нейминговое агентство брендинг агентство нейминг агентство менеджмент mbo грейды бизнес-процессы разработка бренда стоимость результативность создание бренда пиар эффективность бизнеса название оценка название нейминг торговая марка лучшее брендинговое агентство России нейминг торговой марки неймер брендинг цена брендинговое агентство москва стоимость брендинга качество нейминг фирмы показатели пиар агентство
Каталог@Mail.ru - каталог ресурсов интернет Rambler's Top100
О САЙТЕ
НОВОСТИ
ОСНОВНЫЕ РАЗДЕЛЫ
ПРИСОЕДИНЯЙТЕСЬ

© 2009-2014. При поддержке компании KPI Lab. Права на все изображения и материалы, представленные на портале, принадлежат их владельцам.
При использовании материалов с портала активная ссылка на www.kpilib.ru обязательна.
Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями использования сайта.
Для связи с администрацией используйте форму контакта.
Карта сайта