Автор: Крис Райли
Все просто отлично, если ваша компания не использует в своей работе управление с помощью корпоративного контента (ECM). У вас нет забот и проблем, связанных с переносом данных, систематизацией информации и т.д. Однако если вы заглянули на эту страницу, значит, вы уже задумались о том, что неплохо было бы оптимизировать работу своего предприятия. Если же вы уже используете стратегию ECM, то из-за недостаточности знаний и сведений о ней, вы не можете пользоваться ее возможностями на 100%.
В какой-то момент развития, каждая компания, начинает разрабатывать методы для создания, хранения и обмена документами между сотрудниками. Но это зачастую носит хаотичный характер, то есть многие компании упускают возможности повышения эффективности, соблюдения целостности данных и мониторинга значения при помощи одной-единственной программы. Они разрабатывают десятки систем и методик, которые, порою, требуют большого количества данных для работы. Таким образом, неоправданно потраченное время снижает эффективность работы предприятия в целом.
И когда становится понятно, что необходимо что-то менять, стоит обратить внимание на проект ECM. Он будет отвечать главным требованиям вашей организации, сохраняя качество выпускаемой продукции на высоком уровне.
1. Создание IT-бизнес-команды
Во-первых, необходимо определить, кто будет заниматься проектом. Как правило, ECM управляют ИТ менеджеры. Они контролируют стратегии партнерских отношений, взаимодействуя с другими департаментами бизнеса. Так же как и с другими корпоративными приложениями, конечные пользователи трехсторонних взаимодействий должны с помощью системы достигать успеха не на короткий промежуток времени, а постоянно расти и совершенствоваться.
2. Запись интервью и мозговой штурм
На первых этапах развития стратегии ECM используйте максимально такие методы сбора информации, как опрос и мозговой штурм. Узнайте, какие показатели необходимы вашим сотрудникам для более продуктивной работы, к каким данным они вынуждены систематически обращаться, как структурирована должна быть программа для того, чтобы ей было легко пользоваться. Узнав мнение большинства, вы сможете составить общее представление о создаваемой базе данных.
Как это часто бывает, большинство руководителей департаментов имеют общее представление о том, как работу ЕСМ можно облегчить с помощью подобных технологий, но они не всегда понимают, что конкретно эти технологии могут сделать и на что повлиять.
3. Оценка текущего состояния
Далее, необходимо определиться какая информация уже есть у вас, с чем уже можно работать? Для того чтобы было больше возможностей у ECM, необходимо предоставить максимум сведений. Подумайте, какие ведомства могут получить выгоду после внедрения стратегии ECM, и на какие аспекты в работе опираться? Какие сложности в работе компании есть сегодня? В ходе интервью, вы можете также собрать данные и проанализировать существующие системы работы, и подобрать модели для разработки и осуществления ввода и анализа данных.
Все компании в начале работы с ECM в целом делятся на две категории: те, которые используют сетевые диски для хранения информации, и те, кто начинает систематизировать сведения только после внедрения системы ECM. Как правило, использование общих дисков удобно тем, что они хранят данные, полученные в течение нескольких лет. Из-за этого конечный результат внедрения ECM может быть очень высокий. Чем больше пользователей будут использовать систему, тем более эффективной будет работа вашей компании.
Так, вы хотите убедиться, что простота использования системы находится в лидирующих позициях списка функций системы ЕСМ?
Мнения людей, которые уже несколько лет работают по данной системе, помогут вам определиться, какие функции вашей компании будут иметь ключевое значение при принятии пользователем системы ECM.
4. Оценка общего использования дисков
Методы создания и использования общих дисков дают некоторые преимущества при создании настоящего ECM. Богатая база структурированных папок, содержащих полную информацию о деятельности компании, является хорошей отправной точкой для эффективного внедрения ECM.
Но не стоит забывать, что это всего лишь отправная точка. Не думайте, что лучшим показателем эффективного управления контентом является архив данных. Его необходимо использовать как инструмент, который сможет привести компанию к успеху, а не как фактор, определяющий успех. Не стоит забывать, что чрезмерное использование общих дисков, может сыграть с вами злую шутку. Так, например, постоянный контроль над деятельностью подчиненных, подавляет их желание работать, скрупулезный сбор данных с сотрудников может привести к возникновению повторяющихся файлов. Выполнение одной и той же работы несколькими сотрудниками, уменьшает мотивацию к работе.
Контент ECM позволяет контролировать материально-технический аспект обеспечения безопасности компании, но он не может исправить привычки сотрудников работать спустя рукава, либо выполнять поручения не так как это было необходимо. В этом случае эффективная стратегия должна учитывать изменения в управлении организацией и подготовки кадров.
5. Определение собственных целей и приоритетов
Ситуация усложняется тем, ECM включает в себя не только хранение документов, а также их предоставление при первом требовании.
Для большинства организаций и ведомств, которые уделяют большое внимание хранению документов и других данных, хранение является основой стратегией в ECM. Для других предприятий организация хранения данных может вызвать некоторые сложности.
Зная заранее, что доступ к информации, размещенной в соответствии с необходимыми требованиями, имеет важное значение для деятельности учреждения, необходимо уделять должное внимание достоверности сведений.
Сбор данных является необходимостью для многих организаций. Электронный принцип ведения и контроля документации достаточно прост, чтобы его продумать и реализовать в организации. Однако прежде чем начать систематизировать данные, необходимо определиться с целями и приоритетами в работе компании. Какие процессы играют главную роль? На что необходимо обращать свое внимание в работе в первую очередь? В соответствии с этим систематизируйте документацию. На основные процессы обращайте большее внимание, тщательно проверяйте полученную информацию, так как работа с проверенными цифрами и фактами может принести организации успех и процветание.
6. Разработка и осуществление плана миграции
Образно систему переноса данных можно сравнить с миграционным процессом. Вы просто систематизируете сведения и заносите их в новую систему ECM.
Миграцию следует рассматривать, как не просто передачу данных, но и как перспективу развития компании. Опираясь на представленные сведения, можно простроить цели и сроки их реализации. Многие руководители часто пренебрегают во время миграции общих дисков для ECM, данными, связанными с документами, структурой и историей развития организации. А зря. Любая достоверная информация может помочь компании в реализации собственных целей.
Начинать работу по ЕСМ с чистого листа - это одно, а переходить от старой системы работы к ECM - это совсем другое. Конечно, некоторые компании начинают работу с ЕСМ с нуля из-за проблем с лицензированием и отсутствием финансов на содержание старой системы. Другие компании решают привлечь новый инструмент в работу - ECM, поскольку старый является недостаточным или не в полной мере отражающим все аспекты деятельности компании.
Единственная разница между переходами от общих дисков к новой системе ECM, по сравнению с переходом от старой системы к новой системе, лучшее понимание пользователями работы с ЕСМ.
При совершенствовании ECM, разработчики заботятся не о внедрении чего-то нового, а об оптимизации того, что уже существует в системе. Это позволяет пользователям быстро освоить новшества и работать более эффективно, благодаря ранее полученным знаниям и навыкам.
Время, потраченное на перенос данных из одной системы хранения в другую, должно быть четко установлено. В это время подчиненных, занятых переносом данных не следует отвлекать на выполнение других обязанностей. Человеческий фактор в переносе данных также играет не маловажное значение. Сотрудники должны быть заинтересованы в своей работе. Принуждение к выполнению данных обязанностей может негативно отразиться на качестве. Поэтому на некоторых предприятиях руководство считает, что лучший способ сохранения данных - не делать переноса их в принципе. Принуждение способствует риску потери данных.
Заключительный совет для вашей ECM стратегии
Если ваша компания использует сетевые накопители, либо решила установить систему ECM, то все сотрудники организации должны иметь доступ к технологиям ECM. Возможность использовать архивные данные, применять их в своей работе и, таким образом, эффективнее достигать поставленных целей - это одна из основных возможностей системы ЕСМ.