Весь процесс автоматизации компаний можно разбить на несколько основных этапов. Это:
- комплексный просмотр и анализ всех существующих бизнес-процессов, их перепросмотр, адаптация;
- определение фактической необходимости проводить автоматизацию;
- подборка подходящего под требования компании софта из существующих аналогов, либо разработка инновационной программы;
- внедрение обеспечения и обучение сотрудников компании эффективному использованию новинки.
Каждый из этапов процесса играет большую роль в достижении достойного результата. Разделять шаги по важности и значимости не имеет смысла.
Суть автоматизации
Бизнес-процесс - это стабильная последовательность работ информационного типа в производственно-хозяйственной сфере, ориентированная на постановление новой ценовой политики. Она включает в себя целый комплекс мероприятий, связанных между собой. Это может быть управление или анализ производства товаров, ресурсное обеспечение либо тонкости документооборота. Эффективная автоматизация бизнес процессов направлена на усовершенствование активных направлений деятельности, но не на их исправление. Руководитель, перед тем как начать процесс автоматизации, должен четко определить, решит ли нововведение существующие проблемы или изначально нужно модернизировать структуру самого предприятия.
Автоматизация направлена на решение таких задач:
- сокращение времени, уходящего на обработку информационной базы предприятия. К примеру, заявка от отдела продаж до склада будет передаваться намного быстрее;
- полная прозрачность бизнеса. В частности задолженность контрагентов может быть изучена незамедлительно;
- полный контроль над объектами информации. Клиенты теперь могут самостоятельно оставлять свои заявки через Интернет форму;
- комплексная согласованность действий. Ситуация, когда товар, забронированный одним клиентом, уходит к другому, полностью исключается;
- обеспечение высокой технологичности бизнеса. Стоит сказать о том, что стоимость товаров и услуг, расчет налогов и прочее, подсчитывается автоматически.
Исходя из того, что автоматизация не влияет на увеличение потока клиентов, на своевременное предоставление отчетов, на формирование перспектив деятельности, она необходима только при:
- переориентации на новые цели;
- изменение принципов руководства;
- неспособности старого механизма справляться с задачами;
- подготовке компании к реализации.