Слаженность и техничность работы компании во многом зависит от того, как в ней организованны и прописаны бизнес-процессы. Кроме того, важно понимать, насколько эффективно используются все ресурсы и правильно ли поставлены коммуникации внутри компании. Однако при внесении изменений в деятельность компании руководитель вынужден балансировать между двумя крайностями. С одной стороны — есть опасность сломать непродуманным решением налаженные и устоявшиеся процессы. С другой — есть желание повысить эффективность максимальным образом. Поэтому предваряя оптимизацию, необходимо провести аудит и фиксацию (регламентацию) текущих бизнес-процессов. Это Вы вполне можете сделать своими силами, получив необходимые знания и навыки на данном семинаре.
Этот семинар для Вас, если Вы:
- руководители функциональных подразделений
- специалист по СМК, бизнес-процессам
- внутренний аудитор
В результате обучения Вы:
Узнаете:
- как организовать аудит бизнес-процессов в компании?
- как управлять различными типами деятельности (задачи, функции, проекты, процессы)?
- как разрабатывать и внедрять регламентирующие документы технологично, просто и понятно
- когда и как проводить автоматизацию процессов
Получите навыки:
- описания процессов
- оценки оптимальности бизнес-процесса и разработки рекомендаций по улучшению
- оптимизации бизнес-процесса (как должно быть)
- разработки регламентирующего документа
Программа семинара
День 1
Процессный подход к организации деятельности компании
- Проблемы регламентации
- Субъектность деятельности, как точка отсчета
- Типы деятельности (задачи, функции, процессы, проекты)
- Уровни процессов деятельности
- Принципиальная схема процессов деятельности коммерческой компании
- Специфика бизнес-процессов базового уровня
- Состав типовых бизнес-процессов в деятельности компании
- Принципы и уровни анализа и моделирования процессов деятельности
- Чего не хватает ISO 9000-2000 для оптимизации деятельности и эффективного решения реально существующих на предприятии проблем.
Технологии описания и оценки бизнес-процессов
- Нотации (языки) описания бизнес-процессов
- Описание существующего бизнес-процесса базового уровня в кросс-функциональной нотации
Практикум: Описание процессов в группах на базовом уровне «обратным ходом» (с конечного результата до входа в процесс, без учета разветвлений)
- Правила проверки правильности описания бизнес-процесса ("Прямой ход")
Практикум: Проверка и верификация процессов на базовом уровне (каждая группа верифицирует свой процесс)
- Правила перевода схемы процесса базового уровня из кросс-функциональной нотации в нотацию IDEF0
- Разработка «Регламента» - Документа, регламентирующего базовый уровень бизнес-процесса
Практикум: Разработка Регламента бизнес-процесса базового уровня
День 2
Правила целостного моделирования и регламентации деятельности компании
- Описание группы процессов базового уровня, как направления деятельности компании
- Требования к модели процессов деятельности всей компании
Практикум: Целостное моделирование направлений деятельности Компании
- Правила выбора бизнес-процессов для регламентации
Практикум: Выбор бизнес-процессов для регламентации
- Оптимизация организационной структуры с учетом модели Бизнес-процессов
- Требования к регламентирующим документам компании
- Внедрение регламентирующих документов
Автоматизация бизнес-процессов
- Организация выполнение предпроектных работ по внедрению: экспресс-обследование деятельности, определение целей и задач проекта, формирование рабочей группы, формирование плана-графика работ
- Критерии выбора системы электронного документооборота предприятия и формирование перечня требований к системе
- Организация проекта по внедрению системы электронного документооборота: распределение ответственности и основные этапы проекта
- Основные проблемы проекта по автоматизации бизнес-процессов и способы их устранения
День 3
Аудит бизнес-процессов
Понятийный аппарат
- Понятие аудита (что такое аудит, что такое внутренний аудит)
- Требования к аудиту бизнес-процессов и их источники
- Цели и задачи аудита бизнес-процессов компании
- Объекты аудита бизнес-процессов компании
- Результаты аудита бизнес-процессов компании и их потребители (руководство, органы сертификации, руководители и т.п.)
- Проблемы аудита бизнес-процессов компании
Эффективная организация и проведение аудита бизнес-процессов
- Эффективный аудит бизнес-процессов компании. Кем и чем нужно управлять при проведении аудита бизнес-процессов (предметы аудита)
- Персонал компании: Управление временем, знаниями, мотивами. Как заинтересовать в аудите и мотивировать на «открытость» персонал компании
Практикум: Обсуждение типичных проблем мотивации сотрудников при аудите
Бизнес-процессы компании
- Зачем компании описание бизнес-процессов?
- На каком уровне детализации необходимо описывать и проверять бизнес-процессы компании. Качественное описание бизнес-процессов – как залог эффективности аудита
- Типовые ошибки при описании и аудите бизнес-процессов компании
- Документация: Положения, Должностные Инструкции, Приказы и распоряжения, Регламенты, Инструкции, Спецификации; ГОСТ’ы, ОСТ’ы, СНИП’ы и т.п.
- Требования к системообразующим документам, ДИ, Приказам и распоряжениям, Регламентам
- Цели регламентирующих документов и Принципы регламентации деятельности
- Требования к структуре и содержанию регламентирующих документов
- Для кого и зачем в компании нужны регламентирующие документы? Когда компании не нужны документы, регламентирующие деятельность?
- Типовые ошибки регламентации и как их избежать. Некоторые правила и рекомендации при регламентации деятельности
- Примеры «эффективных» и «низкоэффективных» регламентов
- Внешние контрагенты: Сертифицирующие органы, консалтинговые компании. Как организовать проект по сертификации? Как эффективно организовать взаимодействие с консалтинговыми компаниями? Как избежать разочарований: основные минусы сертификации бизнес-процессов?
Практикум: Практические упражнения по оценке регламентов бизнес-процессов.
День 4
Организация работы отдела регламентации и внутреннего аудита
- Объекты управления руководителя отдела (Цели компании в области регламентации; денежные средства, выделяемые на проекты; Процессы управления отделом; Сотрудники и т.п.)
- Цели компании в области регламентации и внутреннего аудита. Примеры возможных целей компании
- Возможная структура отдела регламентации и внутреннего аудита. Плюсы-минусы возможных вариантов организационной структуры
- Основные процессы работы отдела регламентации и внутреннего аудита. Документы, регламентирующие деятельность отдела
- Типовые требования к внутренним аудиторам (профессиональные и личностные)
- Ответственность и полномочия внутренних аудиторов
- Критерии эффективности работы внутреннего аудитора
- Разработка должностной инструкции внутреннего аудитора
Практикум: Разработка должностной инструкции внутреннего аудитора
Особенности организации аудита бизнес-процессов в крупных холдингах
- Особенности устройства холдингов и их влияние на организацию бизнес-процессов
- Владельцы процессов или кто, какие процессы должен описывать и проверять в холдинге
- Распределение ответственности и полномочий между управляющей компанией и филиалами при аудите бизнес-процессов холдинга
- Примеры типовых ошибок при описании, регламентации и аудите бизнес-процессов в холдинге
- Некоторые практические рекомендации по внедрению корпоративных стандартов описания и регламентации бизнес-процессов и проведению аудитов
Оценка оптимальности и оптимизация бизнес-процессов (краткий обзор)
- Принципы оптимизации бизнес-процессов
- Условия и конечный результат оценки оптимальности бизнес-процесса
- Оценка оптимальности последовательности процедур БП
- Оценка оптимальности конечного результата БП
- Оценка оптимальности промежуточных результатов
- Оценка оптимальности планирования, контроля и учета БП
Практикум: оценка оптимальности бизнес-процесса (каждая группа оценивает свой процесс)